Cum depui plangere la ANSPDCP daca o firma iti foloseste ilegal datele personale

Daca o firma, un magazin, o platforma sau alta organizatie iti foloseste datele personale intr-un mod pe care il consideri contrar RGPD, poti formula o plangere la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal - ANSPDCP. Procedura oficiala cere sa explici inclusiv demersurile pe care le-ai facut fata de operatorul reclamat si sa prezinti informatiile si dovezile disponibile care sustin ceea ce reclami.

Plangerea poate fi depusa in scris, in romana sau engleza, la registratura ANSPDCP, prin posta, inclusiv posta electronica, sau prin formularul electronic pus la dispozitie de autoritate. Primirea si analizarea plangerilor sunt, de regula, gratuite.

Cand poti depune o plangere la ANSPDCP?

Procedura ANSPDCP permite unei persoane vizate sa depuna plangere atunci cand considera ca prelucrarea datelor sale cu caracter personal incalca prevederile legale aplicabile, in special atunci cand resedinta sa obisnuita, locul de munca sau presupusa incalcare se afla ori are loc in Romania.

Plangerea trebuie sa priveasca datele tale personale si o problema concreta de prelucrare. In functie de situatie, problema poate privi, de exemplu, colectarea, folosirea, transmiterea, pastrarea sau alta operatiune efectuata asupra datelor, dar in plangere este important sa descrii faptele reale, nu doar sa afirmi generic ca firma a incalcat RGPD.

Trebuie sa contactezi firma inainte de plangerea la ANSPDCP?

Procedura ANSPDCP stabileste ca, la depunerea plangerii, este obligatoriu sa precizezi demersurile intreprinse la nivelul operatorului sau persoanei imputernicite reclamate. De aceea, daca ai cerut firmei explicatii, acces la date, stergerea sau rectificarea acestora, opozitia la o anumita prelucrare ori exercitarea altui drept aplicabil, pastreaza cererea si raspunsul primit.

RGPD stabileste, pentru cererile prin care persoana isi exercita drepturile prevazute de regulament, ca operatorul trebuie sa comunice informatii privind masurile luate fara intarzieri nejustificate si, in orice caz, in termen de o luna de la primirea cererii. In anumite situatii, acest termen poate fi prelungit cu doua luni, tinand seama de complexitatea si numarul cererilor, iar persoana trebuie informata despre prelungire si motive in termen de o luna de la primirea cererii.

Daca operatorul decide sa nu dea curs cererii, trebuie sa comunice, fara intarziere si cel tarziu in termen de o luna, motivele si posibilitatea de a depune plangere la autoritatea de supraveghere si de a introduce o cale de atac judiciara.

Ce trebuie sa contina plangerea?

Pentru inregistrarea valabila, procedura ANSPDCP cere date care permit identificarea persoanei care reclama si a entitatii reclamate. Pregateste:

• numele si prenumele;
• adresa postala de domiciliu sau de resedinta;
• adresa de e-mail, obligatorie daca plangerea este depusa electronic;
• datele de identificare ale firmei, organizatiei sau persoanei imputernicite reclamate ori cel putin informatiile de care dispui pentru identificarea acesteia;
• descrierea detaliata a obiectului plangerii;
• demersurile facute fata de operatorul reclamat;
• informatiile disponibile care sustin afirmatiile;
• dovezile concludente pe care le detii.

Plangerile se semneaza olograf sau electronic. Pentru o plangere transmisa electronic care nu poate fi semnata, ANSPDCP poate solicita confirmarea corectitudinii datelor transmise.

Ce documente si dovezi poti atasa?

Nu exista o lista universala de anexe pentru toate incalcarile privind datele personale. Dovezile trebuie adaptate situatiei reclamate. Pot fi relevante, dupa caz:

• cererea transmisa anterior firmei si dovada expedierii;
• raspunsul primit de la operator;
• mesaje, notificari sau corespondenta relevante;
• capturi sau documente care arata modul in care au fost folosite datele;
• informarea privind prelucrarea datelor ori documentul primit de la operator;
• alte inscrisuri care sustin faptele descrise.

Pentru comunicarile comerciale nesolicitate exista cerinte suplimentare in procedura ANSPDCP. Daca reclami asemenea mesaje transmise prin servicii de comunicatii electronice, procedura cere anexarea mesajelor originale printr-o metoda care permite identificarea expeditorului, iar acestea trebuie pastrate, pe cat posibil, in sistemul electronic utilizat.

Cum depui plangerea la ANSPDCP?

Ai mai multe modalitati oficiale de transmitere. Plangerea poate fi:

1. depusa la registratura generala a ANSPDCP;
2. trimisa prin posta;
3. trimisa prin posta electronica;
4. completata prin formularul electronic de plangere ANSPDCP.

Plangerile primite sunt inregistrate in registrul general al autoritatii si primesc numar si data. Formularul electronic este o ruta oficiala de depunere si nu trebuie confundat cu simpla trimitere a unei intrebari generale catre autoritate.

Se plateste taxa pentru plangerea la ANSPDCP?

Primirea si analizarea plangerilor sunt, de regula, gratuite. Procedura prevede insa ca, daca o plangere este in mod vadit nefondata sau excesiva, in special din cauza caracterului repetitiv, ANSPDCP poate percepe o taxa rezonabila bazata pe costurile administrative sau poate refuza sa o trateze. Sarcina de a demonstra caracterul vadit nefondat sau excesiv revine autoritatii.

In cat timp primesti un raspuns de la ANSPDCP?

Procedura are mai multe termene, care nu trebuie confundate cu un singur termen de solutionare. Daca nu ai furnizat datele, informatiile si documentele cerute pentru o plangere admisibila, ANSPDCP te instiinteaza in scris despre aceasta situatie in cel mult 45 de zile de la inregistrare.

Daca informatiile sau documentele sunt incomplete ori insuficiente, autoritatea poate cere completarea plangerii. Din momentul completarii incepe un nou termen de cel mult 45 de zile pentru aceasta etapa.

Dupa ce ti s-a comunicat ca plangerea este admisibila, ANSPDCP te informeaza despre evolutia sau rezultatul investigatiei in termen de 3 luni. Daca este necesara o investigatie mai amanuntita ori coordonarea cu alte autoritati de supraveghere, informarea privind evolutia investigatiei se face din 3 in 3 luni pana la finalizare.

Rezultatul investigatiei este adus la cunostinta persoanei vizate in cel mult 45 de zile de la finalizarea acesteia.

Ce greseli pot bloca plangerea?

Nu trimite o plangere anonima. Procedura prevede ca plangerile fara datele obligatorii de identificare ale petitionarului sunt considerate anonime si se claseaza fara raspuns.

De asemenea, o plangere fara un obiect clar determinat sau care nu respecta conditiile de depunere poate fi respinsa ca inadmisibila. Daca problema nu intra in competenta materiala sau teritoriala a ANSPDCP, plangerea este de asemenea respinsa ca inadmisibila, cu informarea petitionarului conform procedurii.

Daca ai transmis deja o plangere, evita sa trimiti repetat aceeasi reclamatie. Plangerile aceleiasi persoane privind aceeasi chestiune se conexeaza, iar dupa ce ai primit raspuns, o noua plangere privind aceleasi aspecte poate fi anexata primei petitii si clasata fara un nou raspuns.

Poate depune altcineva plangerea pentru tine?

Da. Plangerea poate fi depusa personal sau prin reprezentant, cu documentele de reprezentare cerute de procedura. Aceasta poate fi depusa si prin mandatar care este sot sau ruda pana la gradul al doilea inclusiv; pentru aceste situatii procedura prevede o declaratie pe propria raspundere semnata de petitionar, iar pentru alte persoane este prevazuta procura notariala.

RGPD permite, in conditiile sale, si mandatarea anumitor organisme, organizatii sau asociatii fara scop patrimonial pentru exercitarea dreptului de a depune plangere. Procedura ANSPDCP stabileste documentele suplimentare care trebuie prezentate in aceasta situatie.

Mai poti merge in instanta daca ai depus plangere?

Da. Procedura ANSPDCP precizeaza ca dreptul de a depune plangere la autoritate nu elimina posibilitatea de a te adresa instantei competente pentru apararea drepturilor incalcate. Daca ai introdus deja o actiune in instanta cu acelasi obiect si impotriva aceluiasi operator, trebuie sa mentionezi acest lucru in plangerea ANSPDCP, inclusiv instanta si numarul dosarului.

Daca exista o cerere in justitie cu acelasi obiect si aceleasi parti, ANSPDCP poate dispune suspendarea sau clasarea plangerii, dupa caz. Procedura ANSPDCP arata ca actiunea pentru apararea drepturilor garantate de legislatia aplicabila poate fi introdusa la instanta de la sediul operatorului ori al persoanei imputernicite sau de la resedinta obisnuita a persoanei vizate si ca cererea este scutita de taxa de timbru.

Daca ajungi intr-un litigiu si costurile procesului reprezinta o problema, poti verifica separat conditiile pentru ajutor public judiciar. Daca dosarul ajunge pe rolul instantei si ai nevoie sa urmaresti documentele disponibile electronic, consulta si procedura pentru accesul online la dosarul electronic al instantei.

Ce faci, pe scurt, daca firma iti foloseste ilegal datele?

1. Identifica exact firma sau organizatia si prelucrarea de date pe care o reclami.
2. Pastreaza dovezile care arata ce s-a intamplat.
3. Fa demersul relevant fata de operator si pastreaza cererea si raspunsul, daca exista.
4. Pregateste datele tale de identificare, datele operatorului, descrierea faptelor, demersurile facute si dovezile.
5. Depune plangerea in scris la ANSPDCP, inclusiv prin formularul electronic daca preferi ruta online.
6. Pastreaza numarul si data inregistrarii si raspunde solicitarilor de completare primite de la autoritate.

Daca faptele pe care le reclami includ si discriminare intr-un serviciu sau la locul de munca, aceasta este o problema juridica distincta, pentru care poti verifica procedura privind sesizarea discriminarii la CNCD. Daca situatia include amenintari sau hartuire, nu presupune ca plangerea privind datele personale inlocuieste demersurile specifice; pentru hartuire exista separat procedura despre plangerea pentru hartuire.