Daca trebuie sa folosesti un cazier judiciar romanesc in strainatate, nu porni automat de la ideea ca ai nevoie de apostila. Mai intai verifici tara de destinatie si regula aplicabila: uneori documentul se foloseste fara apostila, alteori se apostileaza, iar pentru unele state este necesara supralegalizarea.
Cand trebuie apostilat cazierul judiciar?
Apostila este folosita pentru autentificarea originii unui act oficial atunci cand documentul romanesc urmeaza sa fie prezentat intr-un stat pentru care se aplica Conventia de la Haga din 5 octombrie 1961 si nu exista o regula mai favorabila care elimina aceasta formalitate.
Pentru cazierul judiciar, verifica in aceasta ordine:
- daca tara de destinatie este stat membru UE si situatia intra sub Regulamentul (UE) 2016/1191;
- daca exista un tratat, o conventie sau un acord bilateral prin care documentul este recunoscut fara apostila;
- daca statul de destinatie este parte la Conventia Apostilei;
- daca niciuna dintre variantele de mai sus nu se aplica, daca autoritatea straina cere supralegalizare.
Daca inca nu ai obtinut documentul, poti verifica separat procedura pentru obtinerea cazierului judiciar.
Unde se apostileaza cazierul judiciar in Romania?
Certificatul de cazier judiciar este un act oficial administrativ, iar apostila se elibereaza de institutiile prefectului.
Regula obisnuita pentru actele administrative tine cont de domiciliul titularului sau de sediul emitentului. Pentru certificatele de cazier judiciar exista insa o exceptie importanta: cazierul judiciar poate fi apostilat la orice institutie a prefectului.
Nu trebuie sa mergi la tribunal pentru apostilarea certificatului de cazier judiciar. Tribunalele au competenta pentru alte categorii de acte oficiale, nu pentru acest certificat administrativ emis de politie.
Cat costa apostila?
Eliberarea apostilei de catre institutia prefectului este gratuita.
Pot exista costuri separate daca ai nevoie ulterior de traducere autorizata, legalizarea traducerii, curier sau alte formalitati cerute de autoritatea din strainatate, dar acestea nu reprezinta taxa pentru apostila prefecturii.
Ce acte sunt necesare la prefectura?
Pentru documentele pe suport de hartie, informatiile oficiale ale institutiilor prefectului prevad in principal:
- actul de identitate al solicitantului;
- cererea pentru eliberarea apostilei;
- cazierul judiciar in original.
Daca apostila este solicitata de alta persoana decat titularul, pot fi necesare, dupa caz, documente care dovedesc calitatea de sot/sotie sau ruda pana la gradul II, procura notariala, imputernicire avocatiala ori delegatie.
Pot apostila online cazierul judiciar electronic?
Da, pentru actele oficiale administrative emise in format electronic si semnate digital, Ministerul Afacerilor Interne pune la dispozitie serviciul electronic de apostilare prin HUB MAI.
Certificatul de cazier judiciar pentru persoana fizica poate fi emis electronic prin HUB MAI, fiind generat si semnat electronic.
Pentru apostilarea unui astfel de document electronic:
- te autentifici intr-un cont validat in HUB MAI;
- accesezi serviciul pentru eliberarea apostilei;
- incarci documentul electronic original emis si semnat digital;
- trimiti cererea;
- dupa procesare, documentul apostilat poate fi primit pe e-mail sau descarcat din cont.
Serviciul electronic pentru apostila este destinat documentelor administrative emise electronic. Pentru un cazier eliberat pe hartie trebuie urmata procedura pentru documentul fizic la institutia prefectului.
Cat dureaza apostilarea?
HUB MAI indica pentru serviciul de apostila un timp mediu de aproximativ 2 ore si un timp maxim standard indicat de 8 ore. Pentru documentele electronice, serviciul precizeaza ca apostila este eliberata, de regula, in aceeasi zi.
In situatii care necesita verificari suplimentare privind actul sau emitentul, procesarea poate dura mai multe zile.
Pentru documentele pe hartie, institutiile prefectului mentioneaza de asemenea posibilitatea eliberarii in aproximativ 2 ore atunci cand verificarile necesare au fost efectuate in prealabil conform procedurii publicate.
Mai trebuie apostila daca folosesc cazierul intr-o tara UE?
Nu in toate cazurile. Regulamentul (UE) 2016/1191 elimina cerinta apostilei pentru anumite documente oficiale prezentate intre statele membre ale Uniunii Europene.
Printre documentele acoperite se afla cele care atesta absenta cazierului judiciar. Pentru aceasta categorie, atunci cand sunt indeplinite conditiile regulamentului, autoritatea din statul membru de destinatie nu poate cere apostila.
Aceasta exceptie trebuie aplicata exact situatiei reglementate. Nu presupune ca orice certificat de cazier, indiferent de continut, scop sau persoana, este automat scutit de orice formalitate.
Pot evita si traducerea cazierului in UE?
Regulamentul (UE) 2016/1191 permite folosirea unui formular standard multilingv ca instrument de asistenta pentru traducere pentru anumite documente, inclusiv cele privind absenta cazierului judiciar.
Politia Romana are un serviciu oficial pentru eliberarea formularelor standard multilingve aferente certificatelor de cazier judiciar emise persoanelor fizice care nu sunt inscrise in cazier.
Cererea pentru formular poate fi depusa odata cu cererea de cazier sau ulterior, cat timp certificatul nu a expirat. Formularul se alege in functie de statul membru in care va fi folosit documentul si se completeaza de structura de cazier judiciar competenta.
Formularul multilingv nu este un cazier separat si nu are valoare juridica autonoma: el insoteste documentul principal si are rol de asistenta pentru traducere.
Cat timp este valabil cazierul judiciar?
Certificatul de cazier judiciar emis de autoritatile romane este valabil 6 luni de la data eliberarii.
Apostila nu transforma un cazier expirat intr-un document nou si nu prelungeste valabilitatea de 6 luni. In plus, institutia sau angajatorul din strainatate poate impune, pentru propriul dosar, ca documentul sa fie mai recent decat limita legala maxima din Romania. Verifica aceasta conditie direct la destinatar inainte sa apostilezi un certificat mai vechi.
Ce faci daca esti deja in strainatate?
Daca esti in strainatate, ai mai multe variante in functie de documentul cerut:
- poti solicita, daca indeplinesti conditiile, certificatul de cazier judiciar electronic prin HUB MAI;
- poti solicita certificatul prin misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale Romaniei;
- misiunile diplomatice si oficiile consulare pot elibera, la cerere motivata, si adeverinte cu valoarea juridica a certificatului de cazier judiciar, destinate utilizarii exclusiv in strainatate, daca sunt recunoscute de autoritatea din statul respectiv.
Pentru traseul complet din afara tarii poti consulta obtinerea cazierului judiciar din strainatate.
Cand nu este suficienta apostila?
Daca documentul trebuie prezentat intr-un stat care nu aplica in relatia cu Romania Conventia Apostilei si nu exista un tratat sau acord care elimina formalitatile, poate fi necesara supralegalizarea.
Nu cere apostila doar pentru ca documentul pleaca in strainatate. Verifica mai intai regimul statului de destinatie. Pentru situatiile in care apostila nu este suficienta poti consulta separat procedura de supralegalizare a actelor romanesti.
Cum procedezi, pas cu pas?
- Intreaba autoritatea straina ce document accepta: certificat de cazier, document privind absenta cazierului, formular multilingv, traducere sau alta forma.
- Verifica daca statul de destinatie este in UE si daca se aplica Regulamentul (UE) 2016/1191.
- Verifica daca exista un acord bilateral care elimina apostila.
- Daca este necesara apostila, stabileste daca vei folosi cazierul pe hartie sau cel electronic.
- Pentru cazierul pe hartie, depune cererea si originalul la o institutie a prefectului.
- Pentru cazierul electronic semnat digital, foloseste serviciul de apostila din HUB MAI.
- Dupa apostilare, verifica cerintele privind traducerea si forma in care trebuie depus documentul la autoritatea straina.
- Asigura-te ca certificatul este inca in termenul de valabilitate cerut de destinatar.
Ce greseli trebuie evitate?
- sa apostilezi automat un cazier destinat unui stat UE fara sa verifici Regulamentul (UE) 2016/1191;
- sa mergi la tribunal in loc de institutia prefectului;
- sa printezi certificatul electronic si sa presupui ca acel print este identic procedural cu documentul electronic original semnat digital;
- sa folosesti un cazier expirat, chiar daca apostila a fost obtinuta anterior;
- sa confunzi apostila cu traducerea documentului;
- sa presupui ca apostila este suficienta pentru orice stat din lume;
- sa platesti pentru apostila prefecturii, desi serviciul oficial este gratuit;
- sa soliciti traducerea inainte sa verifici daca poti folosi formularul standard multilingv in situatia acoperita de regulamentul european.
Ce verifici inainte sa folosesti cazierul apostilat?
- Tara de destinatie accepta apostila de la Haga?
- Exista o exceptie UE sau un acord bilateral care elimina apostila?
- Cazierul este inca in termenul de 6 luni?
- Destinatarul cere originalul, document electronic sau copie?
- Este necesara traducere autorizata?
- Poti folosi formular standard multilingv pentru absenta cazierului?
- Daca tara nu aplica apostila, este necesara supralegalizarea?
Comentarii
0 publicateLasa un comentariu
Comentariile sunt moderate manual.