Apostila pe certificatul de casatorie 2026 – acte si folosirea documentului in strainatate

Daca trebuie sa folosesti in strainatate un certificat de casatorie emis de autoritatile romane, primul pas este sa verifici tara si autoritatea care va primi documentul. Apostila nu este necesara automat pentru orice folosire in strainatate.

Pentru un stat in care se aplica Conventia de la Haga din 1961, certificatul romanesc de casatorie este una dintre categoriile de acte de stare civila care pot fi apostilate de institutiile prefectului. Eliberarea apostilei de catre prefectura este gratuita.

Cand ai nevoie de apostila pe certificatul de casatorie?

Apostila este mecanismul prevazut de Conventia de la Haga pentru actele oficiale care urmeaza sa fie prezentate intr-un alt stat in care conventia se aplica. Ea certifica autenticitatea semnaturii, calitatea in care a actionat semnatarul documentului si, dupa caz, identitatea sigiliului sau stampilei de pe act.

Inainte de depunere, verifica daca statul de destinatie este parte la Conventia Apostila si daca nu exista o regula internationala sau europeana care elimina aceasta formalitate. Faptul ca documentul va fi folosit in strainatate nu inseamna automat ca trebuie apostilat.

Mai trebuie apostila daca folosesti certificatul intr-un alt stat UE?

Pentru documentele oficiale acoperite de Regulamentul (UE) 2016/1191, autoritatile unui stat membru UE nu pot solicita apostila atunci cand documentul este prezentat autoritatilor altui stat membru in domeniile acoperite de regulament. Printre acestea se afla documentele privind casatoria, inclusiv capacitatea de casatorie si starea civila.

Prin urmare, daca certificatul romanesc de casatorie este prezentat unei autoritati din alt stat membru UE intr-o situatie acoperita de regulament, nu ar trebui sa obtii apostila doar pentru autentificarea documentului.

Regulamentul simplifica autenticitatea documentului, dar nu obliga statul destinatar sa recunoasca efectele juridice ale continutului sau. Efectele unei casatorii intr-o anumita procedura raman supuse regulilor aplicabile in statul respectiv.

Ce este formularul standard multilingv pentru casatorie?

Pentru documentele privind casatoria acoperite de Regulamentul (UE) 2016/1191 poate fi solicitat un formular standard multilingv. Acesta se ataseaza documentului oficial si functioneaza ca instrument de asistenta pentru traducere.

Formularul multilingv nu are valoare juridica autonoma si nu inlocuieste certificatul de casatorie. El trebuie folosit impreuna cu documentul oficial. Daca informatiile din formular sunt suficiente pentru autoritatea care primeste documentul, acesta poate elimina necesitatea unei traduceri; in situatiile prevazute de regulament, o traducere poate fi ceruta doar in circumstantele permise de acesta.

Unde se apostileaza certificatul de casatorie?

In Romania, prefecturile sunt autoritatile competente pentru aplicarea apostilei pe categoria de acte administrative din care fac parte certificatele de stare civila. Pentru certificatele de stare civila, inclusiv certificatul de casatorie, apostila poate fi solicitata la orice institutie a prefectului.

Aceasta este o exceptie importanta fata de regula teritoriala generala folosita pentru alte documente administrative. Nu esti obligat sa mergi exclusiv la prefectura din judetul unde a fost incheiata casatoria sau unde a fost emis certificatul.

Ce acte pregatesti pentru apostilarea certificatului?

Pentru eliberarea apostilei, regulile publicate de institutiile prefectului prevad, in principal:

• cererea pentru eliberarea apostilei;
• certificatul de casatorie in original;
• actul de identitate al solicitantului, prezentat pentru identificare;
• documentele privind calitatea solicitantului, daca cererea nu este facuta de titular, atunci cand acestea sunt necesare.

Daca certificatul de casatorie a fost pierdut sau nu mai ai un exemplar utilizabil, rezolva mai intai obtinerea unui duplicat al certificatului de casatorie.

Poate depune alta persoana certificatul pentru apostila?

Da. Conform informatiilor publicate de institutiile prefectului, apostila poate fi solicitata de titularul actului, dar si de sotul sau sotia titularului ori de o ruda pana la gradul II. Daca relatia nu rezulta din actul de identitate, trebuie prezentate documente care o dovedesc.

O alta persoana fizica poate solicita apostila in baza unei procuri notariale sau a unei imputerniciri avocatiale, dupa caz. Pentru persoanele juridice care realizeaza procedura in numele titularului exista reguli distincte privind contractul si delegatia reprezentantului.

Se poate obtine apostila prin posta sau curier?

Institutiile prefectului prevad si posibilitatea transmiterii documentelor prin corespondenta, cu respectarea conditiilor publicate pentru acest serviciu. Informatiile oficiale indica transmiterea prin serviciu de curierat rapid cu confirmare de primire, impreuna cu actul care trebuie apostilat si celelalte documente necesare.

Detaliile privind programul biroului apostila, primirea documentelor si returnarea prin corespondenta trebuie verificate la prefectura aleasa, deoarece organizarea practica poate diferi intre institutii.

Cat costa apostila pe certificatul de casatorie?

Eliberarea apostilei de catre institutia prefectului este gratuita. Pentru aplicarea apostilei pe certificatul de casatorie nu se percepe o taxa de apostilare de catre prefectura.

Pot exista costuri separate care nu reprezinta taxa apostilei, de exemplu pentru curier, procura notariala sau pentru o traducere ceruta in procedura din statul destinatar.

In cat timp se elibereaza apostila?

Informatiile oficiale ale institutiilor prefectului arata ca, de regula, apostila se elibereaza in aceeasi zi, dar pot exista intarzieri atunci cand sunt necesare verificari specifice sau in functie de numarul solicitarilor.

Unele prefecturi precizeaza ca, daca solicitantul efectueaza in prealabil verificarea semnaturii, calitatii semnatarului si, dupa caz, a sigiliului la institutiile implicate, apostila se poate elibera in termen de 2 ore. Aceasta posibilitate nu trebuie interpretata ca un termen universal garantat pentru orice cerere.

Apostila inlocuieste traducerea certificatului?

Nu. Apostila si traducerea au functii diferite. Apostila priveste autenticitatea documentului oficial; traducerea reda continutul documentului intr-o alta limba.

Pentru folosirea intr-un stat UE, Regulamentul (UE) 2016/1191 poate elimina apostila si poate simplifica cerintele de traducere, inclusiv prin formularul standard multilingv. Pentru alte state trebuie verificata cerinta autoritatii care primeste documentul.

Nu apostila automat o traducere in locul certificatului original. Prefecturile precizeaza ca nu elibereaza apostila pentru copii sau traduceri ale actelor administrative; pentru anumite acte notariale competenta privind apostila apartine camerelor notarilor publici.

Cand este necesara supralegalizarea in locul apostilei?

Daca documentul urmeaza sa fie folosit intr-un stat pentru care nu se aplica Conventia de la Haga si nu exista o alta scutire sau conventie relevanta, prefectura nu elibereaza apostila pentru acea destinatie. In astfel de cazuri poate fi necesara supralegalizarea.

Traseul este diferit de apostilare si depinde de natura documentului si de statul de destinatie. Pentru aceasta situatie consulta procedura separata despre supralegalizarea actelor romanesti.

Se apostileaza un certificat de casatorie emis de un consulat roman?

Prefecturile includ certificatele romanesti de casatorie intre actele care pot primi apostila, dar mentioneaza o exceptie pentru certificatele de stare civila eliberate de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale Romaniei in strainatate. Acestea nu se apostileaza la prefectura.

Informatiile oficiale ale prefecturilor arata, de asemenea, ca actele eliberate de misiunile diplomatice si oficiile consulare ale Romaniei in strainatate beneficiaza de reguli specifice de scutire de la legalizare, in temeiul conventiei aplicabile.

Care este traseul corect al certificatului pentru strainatate?

1. Intreaba autoritatea din statul destinatar ce forma a documentului accepta.
2. Verifica daca documentul intra sub Regulamentul (UE) 2016/1191, daca este folosit intr-un alt stat UE.
3. Daca nu se aplica regula UE, verifica daca statul destinatar aplica Conventia Apostila de la Haga.
4. Daca este necesara apostila, pregateste certificatul original, cererea si actul de identitate si depune documentele la o institutie a prefectului.
5. Verifica separat daca autoritatea straina solicita traducere si in ce forma.
6. Daca statul nu foloseste sistemul apostilei, verifica procedura de supralegalizare.

Daca folosirea certificatului in strainatate are legatura cu schimbarea numelui dupa casatorie, poate fi util sa verifici separat si ordinea schimbarii documentelor dupa casatorie.

Ce greseli trebuie evitate?

• sa obtii apostila fara sa verifici mai intai daca statul sau autoritatea destinatarului o solicita;
• sa ceri apostila pentru folosirea intr-un alt stat UE intr-o situatie in care Regulamentul (UE) 2016/1191 elimina aceasta formalitate;
• sa confunzi apostila cu traducerea documentului;
• sa prezinti la prefectura doar o copie sau traducerea certificatului in locul actului original;
• sa presupui ca certificatul poate fi apostilat numai in judetul unde a fost emisa casatoria, desi certificatele de stare civila pot fi apostilate la orice institutie a prefectului;
• sa folosesti procedura apostilei pentru un stat in care Conventia de la Haga nu se aplica, fara sa verifici daca este necesara supralegalizarea;
• sa presupui ca un certificat de stare civila eliberat de un consulat roman in strainatate urmeaza acelasi traseu de apostilare la prefectura.