Apostila la prefectura pentru documente romanesti: acte, cost si procedura

Apostila de la prefectura confirma originea unui document oficial administrativ romanesc care urmeaza sa fie prezentat intr-un stat parte la Conventia de la Haga din 5 octombrie 1961. Procedura este gratuita si poate fi efectuata la ghiseu sau, pentru documentele administrative emise electronic si semnate digital, prin HUB MAI.

Inainte sa pregatesti dosarul, verifica doua lucruri: daca documentul trebuie apostilat pentru tara in care il vei folosi si daca institutia prefectului este autoritatea competenta. Nu toate documentele se apostileaza la prefectura si nu toate statele solicita aceasta formalitate.

Cand ai nevoie de apostila pentru strainatate?

Apostila este utilizata pentru recunoasterea originii actelor oficiale intre statele pentru care se aplica Conventia de la Haga privind suprimarea cerintei supralegalizarii.

Poate fi necesara atunci cand prezinti autoritatilor sau altor institutii din strainatate documente romanesti referitoare la starea civila, studii, calificari, activitate profesionala ori alte situatii administrative.

Apostila nu confirma ca informatiile din document sunt adevarate si nu garanteaza acceptarea documentului pentru orice procedura. Ea certifica elementele de autenticitate prevazute de conventie, precum semnatura, calitatea semnatarului si, dupa caz, sigiliul sau stampila.

Inainte de solicitare, intreaba institutia straina care primeste documentul daca accepta actul romanesc in forma existenta, daca solicita apostila si daca este necesara o traducere.

Ce documente se apostileaza la prefectura?

Institutiile prefectului apostileaza acte oficiale administrative care intra in competenta lor.

Printre documentele mentionate de autoritatile oficiale se afla:

• certificate de nastere, casatorie si deces emise de autoritatile romane competente;
• extrase si alte documente de stare civila eligibile;
• certificate de cazier judiciar si anumite certificate administrative;
• acte care atesta domiciliul, cetatenia sau schimbarea administrativa a numelui;
• adeverinte de vechime in munca si alte documente privind activitatea profesionala;
• acte de studii si calificare, dupa indeplinirea cerintelor de vizare aplicabile;
• anumite documente medicale, dupa vizarea de catre autoritatea competenta;
• alte acte administrative oficiale prevazute de regulile aplicabile.

Lista este orientativa. Unele documente necesita confirmarea prealabila a semnaturii sau o viza de la autoritatea care coordoneaza emitentul.

Certificate de nastere si casatorie

Certificatele romanesti de stare civila eligibile pot fi apostilate la prefectura. Pentru acestea exista o exceptie importanta de competenta teritoriala: pot fi prezentate la orice institutie a prefectului.

Verifica insa daca tara destinatie este membra UE si daca documentul intra sub incidenta Regulamentului (UE) 2016/1191, deoarece in aceste situatii apostila poate fi eliminata prin lege.

Certificatul de cazier judiciar

Certificatul de cazier judiciar este un document pentru care prefecturile pot elibera apostila, cu respectarea regulilor aplicabile documentului.

Pentru explicatii dedicate acestui act, consulta procedura de apostilare a cazierului judiciar.

Diplome si acte de studii

Documentele de studii pot necesita vizare inainte de apostilare. Pentru studiile superioare, autoritatea relevanta este Centrul National de Recunoastere si Echivalare a Diplomelor (CNRED). Pentru documentele preuniversitare pot fi aplicabile procedurile inspectoratelor scolare.

Nu merge direct la prefectura fara sa verifici daca diploma sau anexa necesita viza prealabila.

Acte medicale si profesionale

Anumite acte medicale necesita vizarea de catre Directia de Sanatate Publica, iar documentele privind calificarea profesionala pot necesita confirmari din partea autoritatilor competente.

Regulile difera in functie de emitent si de categoria actului. Solicita prefecturii confirmarea procedurii pentru documentul concret.

Ce documente nu pot fi apostilate la prefectura?

Nu toate actele romanesti intra in competenta institutiei prefectului.

• Actele judiciare: pentru documentele care intra in competenta autoritatilor judiciare, apostila este eliberata de tribunalul competent.
• Actele notariale si anumite copii sau traduceri legalizate: apostilarea revine camerelor notarilor publici, potrivit competentei legale.
• Actele sub semnatura privata: nu se apostileaza direct la prefectura ca acte administrative.
• Pasapoartele si actele de identitate: nu fac parte din categoriile apostilate la prefectura.
• Actele emise de misiunile diplomatice sau oficiile consulare: au reguli speciale si nu sunt tratate ca documente administrative obisnuite pentru apostilarea la prefectura.

Nu solicita apostila pe o simpla fotocopie sau traducere a unui act administrativ. Verifica daca trebuie apostilat originalul sau daca procedura implica o copie ori traducere legalizata de notar, caz in care competenta poate apartine camerei notarilor publici.

Unde se obtine apostila?

In Romania, competentele pentru emiterea apostilei sunt impartite intre trei categorii de autoritati:

• Institutiile prefectului: pentru actele oficiale administrative care intra in competenta lor.
• Tribunalele: pentru actele oficiale din domeniul judiciar, potrivit regulilor aplicabile.
• Camerele notarilor publici: pentru actele notariale si celelalte documente care intra in competenta acestora.

Pentru actele administrative, regulile teritoriale publicate de institutiile prefectului permit, in principal, solicitarea la prefectura din judetul unde titularul, sotul sau sotia ori o ruda pana la gradul al II-lea are domiciliul sau ultimul domiciliu, ori unde emitentul documentului isi are sediul.

Exceptie: certificatele de stare civila si certificatele de cazier judiciar pot fi apostilate la orice institutie a prefectului.

Verifica programul biroului apostila si instructiunile publicate de prefectura aleasa, deoarece acestea pot diferi local.

Ce acte sunt necesare pentru apostila?

Pentru solicitarea la ghiseu, documentele de baza sunt:

1. Cererea pentru eliberarea apostilei, completata conform formularului utilizat de institutia prefectului.
2. Documentul oficial administrativ in original, pentru care soliciti apostila.
3. Actul de identitate al solicitantului, prezentat la depunere.
4. Documentele care justifica reprezentarea, daca solicitarea este facuta de o alta persoana si sunt necesare potrivit situatiei.
5. Vizele sau confirmarile prealabile, daca tipul documentului impune asemenea formalitati.

Potrivit instructiunilor publicate de prefecturi, se completeaza o cerere pentru actele apartinand aceluiasi titular, indiferent de numarul lor. Pentru documente apartinand unor titulari diferiti se completeaza cereri separate.

Poate altcineva sa solicite apostila in locul titularului?

Da, in conditiile prevazute de procedura. In functie de relatia cu titularul, pot fi necesare:

• actul de identitate al persoanei care depune cererea;
• documente care dovedesc calitatea de sot, sotie sau ruda pana la gradul al II-lea, daca aceasta nu rezulta din actele prezentate;
• procura notariala, imputernicire avocatiala sau delegatie, dupa caz.

Nu presupune ca orice cunostinta poate depune documentele fara imputernicire. Verifica regulile aplicabile reprezentantului.

Cum obtii apostila la ghiseu, pas cu pas?

1. Verifica tara destinatie. Stabileste daca apostila este necesara sau daca documentul beneficiaza de o exceptie.
2. Identifica autoritatea competenta. Confirma ca actul este administrativ si se apostileaza la prefectura, nu la tribunal sau camera notarilor publici.
3. Verifica eventualele vize. Pentru diplome, acte medicale si alte documente speciale pot fi necesare confirmari prealabile.
4. Alege institutia prefectului competenta. Aplica regulile teritoriale sau exceptia pentru certificatele de stare civila si cazierul judiciar.
5. Consulta programul biroului apostila. Verifica daca se solicita programare sau daca exista reguli locale de preluare a cererilor.
6. Completeaza cererea. Foloseste formularul pus la dispozitie de institutia prefectului.
7. Depune originalul si prezinta actul de identitate. Adauga documentele de reprezentare, daca este cazul.
8. Ridica documentul apostilat. Respecta termenul comunicat de institutia prefectului.

Rezultatul este documentul oficial insotit de apostila corespunzatoare, care poate fi prezentat in statul destinatar in conditiile conventiei si ale regulilor aplicabile.

Cum obtii apostila online?

Ministerul Afacerilor Interne permite apostilarea electronica a actelor oficiale administrative emise in format electronic si semnate digital, prin HUB MAI.

Procedura oficiala presupune:

1. Crearea si validarea unui cont de utilizator in HUB MAI.
2. Accesarea serviciului de apostilare a actelor oficiale administrative.
3. Incarcarea documentului electronic original, in formatul in care a fost emis.
4. Transmiterea solicitarii catre institutia competenta.
5. Primirea documentului apostilat pe adresa de e-mail comunicata sau descarcarea acestuia din contul HUB.

Potrivit MAI, apostilarea electronica se realizeaza, de regula, in aceeasi zi.

Un document pe hartie scanat de solicitant nu devine automat un act oficial electronic semnat digital. Pentru actele emise pe hartie trebuie urmata procedura corespunzatoare documentelor fizice.

Autenticitatea apostilelor emise de institutiile prefectului poate fi verificata prin serviciul dedicat din HUB MAI.

Cat costa apostila la prefectura?

Eliberarea apostilei de catre institutiile prefectului este gratuita. Acest lucru este confirmat de serviciul oficial publicat in HUB MAI si de informatiile institutiilor prefectului.

Nu exista o taxa de apostilare la prefectura pentru serviciul descris.

Pot exista costuri separate pentru obtinerea documentului initial, traduceri, legalizari notariale sau alte operatiuni distincte, atunci cand acestea sunt necesare.

In cat timp se elibereaza apostila?

MAI indica pentru serviciul de apostilare a actelor administrative un timp mediu de aproximativ 2 ore si un timp maxim orientativ de 8 ore in prezentarea serviciului.

De regula, apostila poate fi eliberata in aceeasi zi. Totusi, atunci cand sunt necesare verificari suplimentare ale semnaturii, calitatii semnatarului sau documentului, procedura poate dura cateva zile.

Nu trata durata medie ca pe un termen garantat pentru fiecare cerere. Programul de depunere si ridicare, precum si situatiile care impun verificari suplimentare, trebuie confirmate la prefectura competenta.

Ai nevoie de apostila pentru documente folosite in UE?

Nu intotdeauna. Regulamentul (UE) 2016/1191 elimina cerinta apostilei pentru anumite documente publice emise intr-un stat membru si prezentate autoritatilor altui stat membru.

Printre domeniile acoperite se numara nasterea, decesul, numele, casatoria, anumite situatii privind starea civila, domiciliul sau resedinta si absenta cazierului judiciar, in conditiile regulamentului.

De exemplu, pentru un certificat de nastere romanesc prezentat autoritatilor unui alt stat UE intr-o situatie acoperita de regulament, nu trebuie solicitata apostila pentru dovedirea autenticitatii documentului.

Regulamentul prevede si posibilitatea utilizarii unor formulare standard multilingve pentru reducerea necesitatii traducerilor, in situatiile aplicabile.

Exceptia nu se aplica automat oricarui document si oricarei proceduri. Documentele de studii, de exemplu, nu trebuie considerate scutite doar pentru ca sunt utilizate intr-un stat membru UE.

De asemenea, eliminarea apostilei nu inseamna recunoasterea automata a tuturor efectelor juridice ale documentului.

Care este diferenta dintre apostila, traducere si supralegalizare?

Apostila

Certifica originea documentului oficial in relatiile dintre statele pentru care se aplica Conventia de la Haga.

Traducerea

Permite intelegerea continutului documentului intr-o alta limba. O traducere nu inlocuieste apostila atunci cand aceasta este necesara, iar apostila nu elimina automat cerinta traducerii.

Supralegalizarea

Este o formalitate distincta, care poate fi necesara pentru documentele destinate unor state in care Conventia Apostila nu se aplica si pentru care nu exista o alta scutire conventionala relevanta.

MAI indica Ministerul Afacerilor Externe ca autoritate implicata in formalitatile de supralegalizare pentru situatiile corespunzatoare. Procedura concreta depinde de tipul actului si de statul destinatar.

Ce situatii necesita verificari suplimentare?

Documentul a fost emis de un consulat roman

Actele eliberate de misiunile diplomatice si oficiile consulare au un regim distinct. Nu presupune ca se apostileaza la prefectura in acelasi mod ca actele administrative emise in Romania.

Ai tiparit un document semnat electronic

Pastreaza fisierul electronic original. O imprimare nu inlocuieste automat documentul electronic semnat digital necesar procedurii online.

Actul necesita vizare prealabila

Verifica autoritatea care trebuie sa confirme documentul inainte de apostilare. Pentru studiile superioare poate fi necesara vizarea CNRED, iar pentru anumite acte medicale, vizarea DSP.

Ai nevoie urgenta de document

Contacteaza prefectura competenta pentru programul actual si posibilitatea solutionarii in aceeasi zi. Verificarile suplimentare pot prelungi durata.

Nu mai ai documentul original

Inainte de apostilare poate fi necesara obtinerea unui nou exemplar sau duplicat, dupa natura actului. Pentru situatiile in care ai pierdut documente romanesti in afara tarii, consulta pasii pentru documentele pierdute in strainatate.

Ce verifici inainte sa mergi la prefectura?

• Statul destinatar solicita apostila pentru documentul tau.
• Documentul nu beneficiaza de o scutire aplicabila in UE sau printr-un acord international.
• Actul intra in competenta institutiei prefectului.
• Ai documentul original sau fisierul electronic original semnat digital.
• Ai verificat daca sunt necesare vize sau confirmari prealabile.
• Ai completat cererea pentru titularul documentului.
• Ai actul de identitate si, daca este cazul, dovada reprezentarii.
• Ai identificat prefectura competenta si programul biroului apostila.
• Ai stabilit daca poti folosi serviciul online din HUB MAI.
• Ai verificat separat daca institutia straina solicita traducerea documentului.

Rezultatul procedurii este apostila emisa de autoritatea competenta pentru documentul administrativ romanesc, in format fizic sau electronic, dupa natura actului. Apostila nu substituie traducerea, nu inlocuieste alte autorizari si nu garanteaza recunoasterea automata a efectelor juridice ale documentului in statul destinatar.