Cerere de inrolare SPV respinsa: ce corectezi si cum reiei inregistrarea

Daca cererea ta de inrolare in Spatiul Privat Virtual (SPV) a fost respinsa, nu porni automat de la ideea ca trebuie depusa o contestatie fiscala. Procedura aprobata prin Ordinul ANAF nr. 1090/2022 reglementeaza motive diferite de respingere in functie de tipul solicitantului si metoda de identificare, iar pentru anumite cereri prevede expres posibilitatea de a relua procedura de inregistrare.

Primul pas este sa identifici exact tipul cererii respinse: persoana fizica inregistrata cu nume de utilizator si parola (NPOTP), titular al unui certificat calificat, persoana juridica, reprezentant legal, reprezentant desemnat sau imputernicit. Regulile si documentele nu sunt identice pentru toate aceste situatii.

Trebuie sa faci contestatie daca ANAF respinge inrolarea SPV?

Ordinul ANAF nr. 1090/2022 nu instituie, pentru orice respingere a unei cereri de inregistrare SPV, o procedura distincta denumita generic „contestatie impotriva respingerii”. Pentru persoana fizica ce solicita inregistrarea prin NPOTP, art. 18 alin. (15) prevede expres ca, daca cererea a fost respinsa, persoana fizica poate relua procedura de inregistrare. Aceeasi posibilitate este prevazuta la art. 10 alin. (5) pentru detinatorul unui certificat calificat a carui cerere a fost respinsa.

Prin urmare, daca problema poate fi corectata, traseul practic este sa identifici cauza respingerii, sa remediezi datele sau documentele si sa reiei inregistrarea conform metodei aplicabile. Daca problema este accesul la un cont SPV deja existent, nu o noua inrolare, consulta separat procedura pentru recuperarea contului SPV ANAF.

Cand poate fi respinsa cererea unei persoane fizice?

Pentru persoanele fizice care aleg inregistrarea prin NPOTP si aprobarea prin identificare la distanta prin mijloace video, Ordinul ANAF nr. 1090/2022 prevede concret mai multe situatii de respingere:

• persoana nu se prezinta la sesiunea de identificare video la data si ora programate sau reprogramate;
• nu este furnizata copia electronica a imaginii unui document de identitate valabil;
• datele furnizate nu sunt corecte;
• persoana nu raspunde corect intrebarilor adresate in timpul verificarii identitatii;
• in termen de 10 zile de la completarea si activarea procedurii nu este indeplinita obligatia privind aprobarea la ghiseu sau identificarea video, dupa metoda aleasa.

Daca sesiunea video este intrerupta din motive tehnice independente de solicitant sau de organul fiscal, procedura prevede transmiterea unui mesaj prin care contribuabilului i se comunica necesitatea reprogramarii; aceasta situatie nu trebuie confundata automat cu o respingere cauzata de documente.

Ce inseamna problema cu documentul de identitate?

Pentru identificarea video, persoana fizica trebuie sa furnizeze documentul electronic reprezentand copia imaginii documentului de identitate. Formularul ANAF de inregistrare disponibil in prezent permite incarcarea unei arhive ZIP care contine actul de identitate scanat sau fotografiat si indica drept tipuri de document CI, BI sau pasaport.

Regula juridica relevanta este ca documentul folosit pentru identificarea video trebuie sa fie valabil, iar datele furnizate trebuie sa fie corecte. De aceea, daca mesajul de respingere indica o problema cu documentul, verifica inainte de redepunere valabilitatea actului si concordanta datelor introduse in formular cu documentul folosit.

Ce se intampla daca cererea este pentru o firma sau prin imputernicit?

Pentru persoanele juridice, alte entitati, reprezentanti si imputerniciti, regulile sunt diferite. ANAF verifica datele de identificare, calitatea declarata si documentele de reprezentare sau imputernicire.

Potrivit art. 14 din procedura ANAF, cererea se respinge daca datele de identificare inscrise sunt incorecte. De asemenea, daca imputernicirea nu este generala pentru toate operatiunile din SPV sau desemnarea reprezentantului nu este generala pentru toate operatiunile din SPV, solicitantul este informat la adresa de e-mail in termen de 5 zile de la inregistrare, iar cererea se respinge.

Daca informatiile de identificare sunt corecte, dar calitatea de reprezentant sau imputernicit nu poate fi verificata ori documentul contine informatii incomplete sau incorecte, procedura nu spune pur si simplu ca orice astfel de cerere este respinsa imediat: solicitantul este notificat ca aprobarea cererii se face la ghiseu. Acelasi traseu la ghiseu este prevazut atunci cand este furnizata o copie a imaginii documentului care atesta calitatea de reprezentant desemnat sau imputernicit.

Pentru firme si alte entitati, poti consulta si procedura dedicata pentru inscrierea unei persoane juridice in SPV.

Ce trebuie prezentat la ghiseu pentru reprezentant sau imputernicit?

Cand procedura impune aprobarea la ghiseu pentru reprezentant legal, reprezentant desemnat sau imputernicit, Ordinul ANAF nr. 1090/2022 prevede prezentarea la orice unitate fiscala din subordinea ANAF a:

• numarului de inregistrare atribuit cererii;
• documentului de identitate, in original;
• documentului din care rezulta calitatea de reprezentant legal, reprezentant desemnat sau imputernicit, in original ori copie legalizata, dupa caz, conform situatiei reglementate.

Nu aplica aceasta lista unei persoane fizice care foloseste o alta metoda de inregistrare: documentele depind de modalitatea concreta de identificare si de calitatea in care este solicitata inrolarea.

ANAF trebuie sa comunice motivul respingerii?

Pentru cererile reglementate de art. 13-14, referitoare la persoane juridice, alte entitati, reprezentanti si imputerniciti, procedura prevede expres ca, atunci cand cererea nu este aprobata, organul fiscal central comunica solicitantului la adresa de e-mail respingerea si motivele respingerii. Daca persoana sau entitatea reprezentata este deja utilizator SPV, aprobarea ori respingerea si motivele se comunica prin SPV si acesteia.

De aceea, inainte sa redepui o cerere identica, verifica mesajul ANAF si remediaza exact cauza indicata. Nu presupune ca expresia generica „documente neconforme” inseamna automat act de identitate expirat, scanare neclara sau un anumit format de fisier daca mesajul primit ori regula aplicabila nu precizeaza acest lucru.

Cum reiei corect inregistrarea SPV?

1. Identifica tipul cererii: persoana fizica, certificat calificat, persoana juridica, reprezentant sau imputernicit.
2. Citeste integral mesajul de respingere ori notificarea ANAF si identifica motivul concret.
3. Compara problema semnalata cu cerintele aplicabile metodei tale de inregistrare.
4. Corecteaza datele sau documentul care a determinat respingerea.
5. Daca procedura impune verificarea la ghiseu, pregateste numarul cererii si documentele originale cerute.
6. Daca este vorba despre o cerere a unei persoane fizice prin NPOTP care a fost respinsa, reia procedura de inregistrare dupa remedierea problemei.
7. Pastreaza numarul noii cereri si mesajele primite de la ANAF.

Daca problema nu este respingerea, ci vrei sa incepi procedura de la zero, consulta pasii pentru activarea SPV.

Cum se poate inregistra o persoana fizica in SPV?

Procedura ANAF prevede pentru persoanele fizice care se identifica prin NPOTP mai multe modalitati de verificare: aprobare in mediul electronic pe baza informatiei fiscale solicitate de aplicatie, aprobare la ghiseu sau identificare la distanta prin mijloace video. Formularul ANAF disponibil la data verificarii afiseaza si optiunea de autentificare cu ROeID.

Daca alegi identificarea video, dupa completarea cererii trebuie efectuata programarea online, iar ANAF transmite la adresa de e-mail informatiile necesare sesiunii de identificare.

Ce termene trebuie urmarite?

Nu exista un singur termen aplicabil tuturor cererilor de inrolare. Procedura stabileste termene diferite in functie de situatie:

• pentru persoana fizica prin NPOTP, daca in 10 zile de la completarea si activarea verificarii nu este indeplinita etapa aplicabila de aprobare la ghiseu sau identificare video, cererea se considera respinsa;
• pentru reprezentanti si imputerniciti, anumite notificari privind documentele sau mandatul se transmit in termen de 5 zile de la inregistrare;
• pentru cererile reglementate de art. 13, daca obligatiile aferente verificarii la ghiseu nu sunt indeplinite in termen de 10 zile de la completarea si activarea procedurii de verificare, cererea se considera respinsa;
• dupa aprobarea cererii, procedura prevede in cazurile reglementate punerea la dispozitie a serviciilor SPV in 2 zile lucratoare de la verificarea corectitudinii informatiilor.

Costa reluarea inregistrarii SPV?

Procedura ANAF stabileste ca SPV este pus la dispozitia utilizatorilor in mod gratuit. Daca furnizarea unui serviciu ar presupune costuri suportate de beneficiar, acesta trebuie avertizat corespunzator. Pentru reluarea obisnuita a procedurii de inregistrare SPV, sursele oficiale verificate nu stabilesc o taxa ANAF de redepunere.

Ce sa nu faci dupa respingerea cererii?

• nu depune automat o „contestatie” fiscala fara sa verifici mai intai natura respingerii;
• nu redepune aceleasi date sau documente fara sa verifici cauza comunicata;
• nu presupune ca regulile pentru persoana fizica sunt identice cu cele pentru firma, reprezentant sau imputernicit;
• nu ignora o notificare prin care ti se cere finalizarea aprobarii la ghiseu;
• nu confunda respingerea unei inrolari SPV cu o decizie de impunere ANAF. Daca problema ta este o decizie fiscala pe care vrei sa o ataci, procedura este diferita si este explicata separat la contestatia impotriva deciziei de impunere ANAF.