Scoala desfiintata: cum obtii adeverinta de studii si unde gasesti arhiva

Cum obtii o adeverinta de studii de la o scoala care nu mai exista?

Desfiintarea scolii nu inseamna automat ca documentele tale de studii au disparut. In cazul unitatilor de invatamant preuniversitar reorganizate sau desfiintate, arhiva poate fi pastrata de o alta unitate de invatamant desemnata de inspectoratul scolar.

Primul pas este sa identifici institutia care detine registrul matricol si celelalte documente ale fostei scoli. Ulterior, poti solicita o adeverinta de studii, o foaie matricola sau un act de studii neeliberat la absolvire, in functie de documentul de care ai nevoie si de datele existente in arhiva.

Temeiul principal: art. 50 din Regulamentul privind regimul actelor de studii si al documentelor scolare gestionate de unitatile de invatamant preuniversitar, aprobat prin Ordinul Ministerului Educatiei nr. 4634/2024.

Procedura se refera la studiile preuniversitare efectuate in Romania. Pentru o universitate desfiintata se aplica alte reguli privind actele de studii universitare si gestionarea arhivelor.

Unde gasesti arhiva scolii care s-a inchis?

Pentru scolile preuniversitare, inspectoratul scolar din judetul in care a functionat unitatea este punctul de plecare pentru identificarea scolii desemnate sa pastreze arhiva.

In Bucuresti, te adresezi Inspectoratului Scolar al Municipiului Bucuresti.

Art. 50 alin. (1) din regulamentul aprobat prin Ordinul nr. 4634/2024 prevede ca, atunci cand o unitate de invatamant a fost reorganizata sau desfiintata, actele de studii neeliberate la absolvire, foile matricole si suplimentele descriptive, dupa caz, se completeaza si se elibereaza de unitatea desemnata de inspectoratul scolar sa pastreze arhiva.

Ce informatii soliciti inspectoratului scolar?

Trimite o cerere prin care soliciti:

• Identificarea unitatii de invatamant care detine arhiva fostei scoli.
• Denumirea actuala si datele de contact ale unitatii desemnate.
• Confirmarea faptului ca arhiva include perioada in care ai studiat.
• Indrumari pentru obtinerea documentului solicitat.

Precizeaza denumirea fostei scoli, localitatea, adresa cunoscuta si anii in care ai urmat cursurile.

Daca scoala si-a schimbat denumirea de mai multe ori, mentioneaza toate variantele pe care le cunosti.

Scoala a fost comasata sau reorganizata

Daca vechea scoala a fost preluata de o alta unitate de invatamant, aceasta poate gestiona documentele scolare ale fostei institutii.

Nu presupune insa ca scoala cea mai apropiata geografic detine arhiva. Solicita confirmarea oficiala a institutiei desemnate.

Ce dovada a studiilor poti solicita?

Documentul potrivit depinde de ceea ce trebuie sa demonstrezi: clasele urmate, anii promovati, absolvirea unui nivel de invatamant sau promovarea unui examen.

Art. 34 din regulamentul aprobat prin Ordinul nr. 4634/2024 stabileste ca adeverintele de studii se completeaza pe baza datelor din registrul matricol.

Atentie: o adeverinta de studii nu este automat echivalenta cu o diploma de absolvire sau de bacalaureat. Solicita documentul cerut de angajator, de institutia de invatamant sau de autoritatea care iti analizeaza dosarul.

Ce documente pregatesti?

Pentru identificarea in arhiva si solutionarea cererii, pregateste urmatoarele informatii si documente, dupa caz:

1. Cerere scrisa in care precizezi documentul solicitat.
2. Act de identitate pentru identificarea titularului.
3. Numele si prenumele purtate in perioada studiilor.
4. Denumirea fostei scoli si localitatea in care a functionat.
5. Perioada scolarizarii, inclusiv anii aproximativi si clasele urmate.
6. Anul absolvirii, daca este cunoscut.
7. Documente care dovedesc schimbarea numelui, daca numele actual este diferit de cel din evidentele scolare.
8. Documente scolare pastrate, daca exista: carnet de elev, copie de diploma, adeverinte mai vechi sau alte inscrisuri utile identificarii.
9. Imputernicire sau document privind reprezentarea, daca cererea este depusa prin alta persoana si institutia solicita acest lucru.

Lista reprezinta un set practic de documente pentru identificare. Nu toate sunt obligatorii in fiecare situatie, iar institutia detinatoare poate solicita documente suplimentare justificate de procedura aplicabila.

Daca numele tau s-a schimbat dupa absolvire, poti consulta si procedura privind schimbarea numelui pe diploma si folosirea documentelor emise pe numele anterior.

Procedura pas cu pas

1. Identifica fosta scoala. Noteaza denumirea, localitatea, perioada scolarizarii si orice denumire anterioara cunoscuta.
2. Contacteaza inspectoratul scolar competent. Solicita identificarea unitatii desemnate sa pastreze arhiva scolii desfiintate.
3. Obtine datele detinatorului arhivei. Cere confirmarea institutiei si a modalitatii de contact.
4. Stabileste ce document iti trebuie. Diferentiaza adeverinta de studii, foaia matricola si actul de studii neeliberat.
5. Pregateste cererea. Include datele necesare pentru identificarea ta in registrul matricol.
6. Depune cererea la institutia competenta. Foloseste canalul acceptat de unitatea care gestioneaza arhiva.
7. Solicita numar de inregistrare. Pastreaza dovada depunerii.
8. Asteapta verificarea arhivei. Institutia cauta datele relevante in documentele scolare pe care le detine.
9. Ridica documentul sau solicita modalitatea de transmitere. Verifica numele, perioada studiilor si informatiile inscrise.
10. Daca arhiva nu este identificata, solicita indrumari suplimentare. Cere inspectoratului scolar clarificarea situatiei documentelor.

Nu este necesar sa contactezi toate scolile din localitate. Identificarea oficiala a detinatorului arhivei poate evita cererile trimise unor institutii care nu au documentele.

Model de cerere pentru dovada studiilor

Poti adapta urmatorul model orientativ:

Catre [denumirea institutiei care detine arhiva],

Subsemnatul/Subsemnata [numele actual], nascut/nascuta la data de [data], avand in perioada scolarizarii numele [numele anterior, daca este cazul], solicit eliberarea unei adeverinte de studii sau a documentului scolar corespunzator datelor existente in arhiva.

Am urmat cursurile fostei unitati de invatamant [denumirea scolii], din localitatea [localitatea], in perioada aproximativa [anii], clasele [clasele], iar anul absolvirii a fost [anul, daca este cunoscut].

Documentul imi este necesar pentru [angajare/continuarea studiilor/completarea unui dosar/alta destinatie].

Va rog sa verificati evidentele scolare pastrate si sa imi comunicati daca poate fi eliberat documentul solicitat, precum si modalitatea de ridicare sau transmitere.

Anexez documentele necesare identificarii.

Data: [data]

Semnatura: [semnatura]

Daca nu stii cine detine arhiva, adreseaza mai intai inspectoratului scolar o cerere de identificare a institutiei desemnate. Modelul de mai sus nu reprezinta un formular national obligatoriu.

Cum este intocmita adeverinta de studii?

Potrivit art. 34 din regulamentul aprobat prin Ordinul nr. 4634/2024, adeverintele de studii si de absolvire se elibereaza la cerere, cu mentionarea destinatiei.

Adeverinta de studii este completata pe baza datelor din registrul matricol. Ea poate confirma anii sau semestrele de studiu finalizate, disciplinele urmate si mediile obtinute.

Regulamentul prevede semnarea documentului de catre conducerea si secretariatul unitatii de invatamant, aplicarea sigiliului si inregistrarea in evidenta corespondentei.

Termenul de valabilitate prevazut la art. 34 alin. (1) pentru adeverintele de studii si de absolvire este de 90 de zile. Acesta reprezinta valabilitatea documentului, nu termenul in care institutia trebuie sa il elibereze.

Daca ai nevoie de o foaie matricola pierduta, situatia este tratata separat in procedura despre obtinerea unei foi matricole atunci cand documentul initial a fost pierdut.

Poti primi diploma originala daca scoala nu mai functioneaza?

Da, in conditiile regulamentului, daca este vorba despre un act de studii care nu a fost eliberat la absolvire.

Art. 50 din regulamentul aprobat prin Ordinul nr. 4634/2024 stabileste ca actele de studii neeliberate la absolvire si foile matricole ale unitatilor reorganizate sau desfiintate se completeaza si se elibereaza de unitatea desemnata sa pastreze arhiva.

Documentele eliberate in aceste conditii poarta mentiunea speciala privind institutia care detine arhiva fostei unitati de invatamant, certificata potrivit regulamentului.

Nu confunda actul original neeliberat cu duplicatul unei diplome pierdute. Daca diploma a fost deja eliberata si ulterior ai pierdut-o, se aplica procedura de duplicat.

Pentru acest caz, consulta ghidul privind duplicatul diplomei de bacalaureat.

Ce faci daca nu se gaseste arhiva scolii?

Daca institutia contactata nu detine documentele, solicita un raspuns scris si cere inspectoratului scolar identificarea detinatorului legal al arhivei.

In anumite situatii poate fi utila si o solicitare catre serviciul judetean al Arhivelor Nationale sau catre Serviciul Municipiului Bucuresti al Arhivelor Nationale, pentru informatii privind situatia documentelor.

Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 reglementeaza pastrarea documentelor, obligatiile detinatorilor si eliberarea copiilor, certificatelor si extraselor, in conditiile legii.

Atentie: faptul ca scoala a fost desfiintata nu inseamna ca arhiva este pierduta sau distrusa. Aceste situatii trebuie diferentiate.

Cum reconstitui studiile daca arhiva a fost distrusa?

Art. 43 din regulamentul aprobat prin Ordinul nr. 4634/2024 reglementeaza reconstituirea situatiei scolare.

Aceasta procedura este distincta de eliberarea obisnuita a unei adeverinte dintr-o arhiva existenta.

Conform art. 43 alin. (1), reconstituirea poate fi solicitata numai daca se face dovada, prin acte emise de organele de stat competente, ca arhiva unitatii de invatamant a fost distrusa sau pierduta.

Cererile se depun la inspectoratul scolar in raza caruia functioneaza sau a functionat unitatea de invatamant.

Ce documente sunt necesare pentru reconstituire?

Regulamentul prevede documente speciale pentru aceasta procedura, inclusiv o declaratie notariala a titularului, cu informatii despre:

• Actul de studii sau documentul scolar solicitat.
• Denumirea fostei unitati de invatamant.
• Data sau sesiunea absolvirii, dupa caz.
• Numele sub care a fost emis documentul.
• Imprejurarile pierderii sau distrugerii documentului.

Dosarul complet trebuie stabilit potrivit art. 43 si instructiunilor inspectoratului scolar competent. Nu este suficienta o simpla declaratie ca scoala nu mai exista.

Reconstituirea nu se foloseste automat atunci cand arhiva este pastrata de o alta scoala. In acest caz, trebuie solicitata eliberarea documentului pe baza evidentelor existente.

Cat costa obtinerea dovezii studiilor?

Nu poate fi indicat un tarif unic pentru toate situatiile in care se solicita documente din arhiva unei scoli desfiintate.

Costurile depind de natura solicitarii si de institutia care detine documentele.

De exemplu, trebuie diferentiate:

• Eliberarea unei adeverinte de studii de catre o unitate de invatamant.
• Eliberarea unui act de studii neeliberat anterior.
• Solicitarea de copii sau extrase de la un detinator de arhiva.
• Procedura speciala de reconstituire, care poate presupune documente notariale.

Art. 29 din Legea nr. 16/1996 prevede reguli privind eliberarea certificatelor, adeverintelor, copiilor si extraselor de catre creatorii sau detinatorii de documente, inclusiv suportarea costurilor de expediere prin posta sau curier de catre solicitant.

Solicita institutiei confirmarea eventualelor taxe inainte de depunerea cererii sau de efectuarea unei plati.

In cat timp primesti documentul?

Durata depinde de tipul documentului, de identificarea arhivei si de procedura aplicabila.

Art. 29 alin. (1) din Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 prevede un termen de maximum 60 de zile calendaristice pentru eliberarea, potrivit legii, a certificatelor, adeverintelor, copiilor si extraselor de catre creatorii sau detinatorii de documente, atunci cand documentele privesc drepturile solicitantului.

Acest termen nu trebuie prezentat automat drept termenul de eliberare a oricarei diplome sau de finalizare a procedurii speciale de reconstituire a situatiei scolare.

Pentru adeverintele si actele de studii eliberate potrivit regulamentului educational, solicita institutiei competente comunicarea termenului aplicabil cererii tale.

Pastreaza numarul de inregistrare pentru a putea urmari solutionarea solicitarii.

Se poate depune cererea online?

Posibilitatea depunerii online depinde de institutia competenta si de procedura acesteia.

Poti incepe prin a verifica daca inspectoratul scolar accepta cereri prin registratura electronica sau printr-o adresa oficiala de e-mail.

Dupa identificarea detinatorului arhivei, solicita informatii despre:

• Transmiterea cererii in format electronic.
• Documentele care trebuie atasate.
• Necesitatea prezentarii actului de identitate sau a originalelor.
• Modalitatea de ridicare sau transmitere a documentului eliberat.

Legea nr. 16/1996 permite depunerea in format letric sau electronic a cererilor vizate de art. 29. Pentru documentele scolare cu regim special trebuie respectate si regulile specifice din regulamentul educational.

Nu exista o platforma nationala unica identificata pentru toate cererile privind arhivele scolilor desfiintate.

Poti demonstra studiile daca nu mai ai niciun document?

Da, lipsa documentelor personale nu inseamna automat ca nu poti obtine o dovada a studiilor.

Daca registrul matricol si celelalte evidente scolare sunt pastrate, institutia competenta poate verifica datele inscrise si poate elibera documentul corespunzator, in conditiile regulamentului.

Pentru identificare, furnizeaza cat mai multe informatii corecte despre perioada studiilor.

Daca nu cunosti exact anul absolvirii, mentioneaza perioada aproximativa si explica acest lucru in cerere.

Nu inventa date despre clase, medii sau examene. Institutia trebuie sa se bazeze pe documentele oficiale disponibile.

Cum procedezi daca fosta scoala si-a schimbat numele?

In cererea catre inspectoratul scolar mentioneaza denumirea pe care o avea scoala atunci cand ai studiat.

Daca stii ca unitatea a functionat ulterior sub alta denumire, adauga si aceasta informatie.

Pot fi utile:

• Localitatea si adresa vechii scoli.
• Profilul sau specializarea, daca era liceu ori scoala profesionala.
• Perioada aproximativa a studiilor.
• Denumirile anterioare sau ulterioare cunoscute.

Aceste informatii pot ajuta inspectoratul sa identifice unitatea succesoare sau detinatorul arhivei.

Ce faci daca numele tau nu apare in evidente?

Solicita institutiei sa verifice daca au fost consultate documentele corespunzatoare perioadei si unitatii de invatamant indicate.

Verifica daca in timpul studiilor ai purtat un alt nume sau daca ai fost transferat intre unitati.

Daca exista indicii ca documentele sunt pastrate in alta arhiva, cere indrumari catre detinatorul competent.

In cazul in care arhiva a fost efectiv pierduta sau distrusa si acest lucru poate fi dovedit prin acte oficiale, solicita inspectoratului scolar informatii despre procedura de reconstituire prevazuta de art. 43 din regulament.

Nu considera automat lipsa unei inregistrari la prima cautare drept dovada distrugerii intregii arhive.

Concluzie

Daca scoala absolvita nu mai functioneaza, incepe cu inspectoratul scolar competent. Acesta poate identifica unitatea desemnata sa pastreze arhiva fostei scoli.

Solicita documentul potrivit nevoii tale: adeverinta de studii, foaie matricola sau act de studii neeliberat la absolvire.

Daca arhiva exista, documentele se elibereaza potrivit evidentelor scolare si regulamentului aplicabil. Daca arhiva a fost pierduta sau distrusa, poate fi necesara procedura speciala de reconstituire.

Pastreaza cererea, numarul de inregistrare si raspunsurile institutiilor contactate.