Cum obtii o copie, un extras sau un certificat de la Arhivele Nationale

Primul pas este sa stabilesti cine pastreaza documentul. Arhivele Nationale pot elibera copii, extrase si certificate de pe documentele pe care le detin, prin structura centrala sau structura teritoriala competenta. Daca documentul se afla inca la institutia care l-a creat, la succesorul acesteia ori la un alt detinator, cererea se adreseaza acelui detinator.

Copie, extras sau certificat: ce soliciti?

• Copie: solicita reproducerea documentului identificat sau a partii de care ai nevoie.
• Extras: solicita redarea informatiilor relevante dintr-un document, atunci cand nu ai nevoie de intregul inscris.
• Certificat: solicita atestarea unei informatii care rezulta din documentele pastrate, daca aceasta este forma ceruta pentru dosarul tau.

Precizeaza in cerere scopul practic si, daca institutia unde vei folosi actul ti-a cerut o anumita forma, foloseste denumirea ceruta de aceasta. Eliberarea depinde de identificarea documentului si de informatiile pe care arhiva le detine efectiv.

Cum afli unde se afla documentul?

Noteaza institutia sau persoana care a creat actul, localitatea, perioada aproximativa si orice numar, data ori denumire de dosar cunoscuta. Pentru un document vechi de proprietate, de exemplu, pot ajuta numele proprietarului de la acea data, adresa istorica si institutia care a emis actul. Daca nu stii fondul arhivistic sau cota documentului, spune explicit acest lucru si ofera toate reperele pe care le cunosti; nu inventa o cota.

Verifica structura Arhivelor Nationale corespunzatoare locului si creatorului documentului. Nu toate arhivele unei institutii ajung la Arhivele Nationale. Documentele cu valoare practica privind anumite drepturi individuale pot ramane la creator sau la un alt detinator. In cazul unei foste firme, intreaba cine a preluat arhiva inainte de a achita un serviciu de cautare.

Ce scrii in cererea pentru copie, extras sau certificat?

1. Scrie numele, datele de contact si adresa la care doresti raspunsul.
2. Identifica documentul prin creator, tipul actului, perioada, localitate, numele persoanelor vizate si orice numar ori data cunoscuta.
3. Indica exact ce soliciti: copie, extras sau certificat, precum si informatia sau paginile necesare.
4. Explica legatura ta cu documentul atunci cand ceri informatii despre un drept personal ori despre o alta persoana. Intreaba structura detinatoare ce dovezi sunt necesare pentru situatia ta.
5. Precizeaza cum doresti sa primesti raspunsul si cere comunicarea costului si a modalitatii de plata aplicabile.

Pastreaza o copie a cererii si dovada transmiterii ori numarul de inregistrare. Daca solicitarea priveste un dosar de mostenire, stabileste cu notarul ce informatie trebuie atestata; pentru pasii separati privind certificatul de mostenitor, exista o procedura distincta. O copie din arhiva nu inlocuieste automat acel certificat.

Se poate solicita online si cum primesti documentul?

Legea permite depunerea cererii pe hartie sau in format electronic. Consulta indicatiile de relatii cu publicul ale structurii care pastreaza documentul pentru canalul concret de transmitere. Posibilitatea de a trimite cererea electronic nu inseamna ca documentul rezultat este livrat numai online: legea prevede eliberarea inscrisurilor in format letric, predarea la sediul detinatorului sau expedierea prin servicii postale ori de curierat, cu confirmare de primire. Costul expedierii este suportat de solicitant.

Cat costa si cat dureaza?

Legea stabileste ca serviciile prestate de Arhivele Nationale pentru solutionarea solicitarilor sunt contra cost. Pretul concret depinde de serviciul solicitat si de tariful aplicabil; solicita suma si instructiunile de plata structurii care iti solutioneaza cererea. Nu confunda aceste tarife cu limitele stabilite pentru operatorii economici autorizati, care sunt o categorie separata de detinatori.

Potrivit art. 29 alin. (1) din Legea nr. 16/1996, creatorii sau detinatorii de documente trebuie sa elibereze, in conditiile legii, certificate, adeverinte, copii si extrase referitoare la drepturile solicitantului in maximum 60 de zile calendaristice. Acesta este termenul legal de eliberare prevazut pentru situatia descrisa de articol, nu o promisiune ca orice cercetare istorica sau comanda de reproducere se finalizeaza in acelasi interval. Cere confirmarea inregistrarii si detalii despre solicitarea ta concreta.

Ce se intampla daca documentul nu este gasit?

Cere sa ti se comunice ce date suplimentare ar ajuta la identificare sau daca exista indicii ca arhiva este pastrata de alta institutie. Lipsa rezultatului intr-o arhiva nu dovedeste singura ca documentul nu a existat. Daca stii numai denumirea actuala a unei institutii, adauga si denumirile sale anterioare cunoscute.

Consultarea documentelor din Fondul Arhivistic National este reglementata separat de eliberarea unui inscris. Legea prevede, ca regula, consultarea la cerere dupa 30 de ani de la crearea documentului si aprobare pentru cercetarea celor mai recente. Unele documente pot avea restrictii legate de drepturile persoanelor, starea de conservare sau prelucrarea arhivistica. Daca ai nevoie de un act pentru a-ti dovedi propriul drept, formuleaza clar acest scop in cerere, chiar daca documentul nu este disponibil pentru consultare obisnuita.

Pentru un act necesar intr-un dosar imobiliar, stabileste mai intai ce informatie lipseste: procedura de cadastru al casei priveste operatiunea imobiliara, pe cand prezenta procedura priveste obtinerea unui inscris deja pastrat in arhiva. Daca ai nevoie de o hotarare a unei instante, urmeaza procedura separata pentru copia legalizata a hotararii judecatoresti.