Act aditional prelungire contract inchiriere 2026: inregistrare ANAF

Prelungirea unui contract de inchiriere prin act aditional reprezinta o modificare a contractului initial. Daca inchirierea intra in categoria contractelor pentru care exista obligatia inregistrarii la ANAF, modificarea trebuie declarata in termen de cel mult 30 de zile de la producerea acesteia.

In 2026, pentru inregistrarea modificarii se utilizeaza formularul C168 - Cerere de inregistrare a contractelor de locatiune, conform procedurii ANAF reglementate prin Ordinul nr. 114/2019, astfel cum a fost modificat prin Ordinul nr. 161/2025.

Nu este necesar sa prezinti prelungirea ca pe un contract complet nou atunci cand partile au incheiat un act aditional la contractul existent. In formular se selecteaza operatiunea Modificare si se identifica atat contractul initial, cat si actul aditional.

Cand trebuie declarat actul aditional?

Contribuabilii care obtin venituri din cedarea folosintei bunurilor din patrimoniul personal si au obligatia inregistrarii contractului trebuie sa declare si modificarile ulterioare ale acestuia.

Actul aditional poate fi folosit pentru:

• Prelungirea duratei inchirierii, prin stabilirea unei noi date de expirare.
• Modificarea chiriei, inclusiv a cuantumului sau a monedei.
• Modificarea altor clauze contractuale care trebuie reflectate in evidenta contractului.

Obligatia fiscala de inregistrare nu se aplica identic tuturor formelor de cedare a folosintei bunurilor. Regimul arendarii, al inchirierii pe termen scurt si al altor situatii speciale trebuie analizat separat.

Cine are obligatia depunerii?

In situatia obisnuita a inchirierii unui imobil din patrimoniul personal, obligatia revine locatorului, adica proprietarului, uzufructuarului sau altui detinator legal care obtine venitul din inchiriere.

Daca bunul este detinut in comun, pentru contractele incheiate incepand cu 1 ianuarie 2025, precum si pentru actele de modificare a acestora, partile trebuie sa desemneze locatorul care indeplineste obligatia inregistrarii. Exista reguli tranzitorii pentru contractele aflate deja in derulare la inceputul anului 2025.

Depunerea poate fi realizata si prin imputernicit, in conditiile aplicabile reprezentarii fiscale.

Ce documente sunt necesare?

Pentru inregistrarea modificarii, pregateste urmatoarele documente si informatii:

• Formularul C168, completat pentru operatiunea Modificare.
• Actul aditional prin care a fost prelungita durata contractului, semnat de partile contractante.
• Contractul de inchiriere initial, pentru identificarea corecta a numarului, datei si clauzelor existente.
• Datele de identificare ale locatorului si locatarului, inclusiv codurile de identificare fiscala solicitate de formular.
• Informatiile despre bunul inchiriat, perioada contractuala si chirie.
• Documentele privind reprezentarea, daca cererea este depusa prin imputernicit.

Instructiunile oficiale C168 prevad depunerea cererii insotite de copia contractului de locatiune si, pentru modificari, de documentele justificative. Pregateste atat contractul initial, cat si actul aditional, pentru a putea furniza documentatia corespunzatoare operatiunii.

Pentru documentele depuse pe suport hartie, conformitatea copiei contractului cu originalul se certifica prin mentiunea conform cu originalul si semnatura locatorului, potrivit instructiunilor ANAF.

Cum se completeaza formularul C168?

Formularul C168 cuprinde datele locatorului, ale chiriasului, ale contractului initial si ale modificarilor ulterioare.

1. Completeaza anul depunerii si bifeaza caseta Modificare.
2. Introdu datele locatorului, inclusiv numele sau denumirea, codul de identificare fiscala si adresa.
3. Completeaza datele chiriasului, potrivit contractului.
4. Identifica contractul initial prin numar, data, perioada, chirie si datele bunului inchiriat.
5. Completeaza sectiunea Modificari ale contractului de locatiune, folosind numarul si data actului aditional, noua perioada contractuala si informatiile privind chiria.
6. Verifica datele si anexeaza documentele justificative, conform modalitatii de depunere.

Instructiunile ANAF precizeaza ca, in cazul modificarii, se completeaza obligatoriu si datele contractului initial, nu numai campurile privind actul aditional.

Atentie: caseta Cerere rectificativa nu trebuie confundata cu operatiunea Modificare. Rectificativa este destinata corectarii unei cereri depuse anterior, in timp ce Modificare se foloseste pentru declararea schimbarii contractului.

Cum depui actul aditional online?

ANAF permite transmiterea electronica a formularului C168 prin serviciile de depunere la distanta, inclusiv prin Spatiul Privat Virtual (SPV).

1. Acceseaza serviciile electronice ANAF si autentifica-te in contul SPV corespunzator contribuabilului.
2. Obtine formularul C168 actualizat din sectiunea ANAF dedicata declaratiilor electronice sau foloseste formularul web disponibil.
3. Completeaza datele contractului initial si selecteaza Modificare.
4. Introdu informatiile din actul aditional si pregateste documentele justificative.
5. Valideaza formularul, daca folosesti varianta electronica ce necesita validare.
6. Transmite formularul si documentele prin serviciul electronic disponibil pentru tipul de contribuabil.
7. Pastreaza indexul de depunere si verifica recipisa sau mesajul de validare.

O simpla incarcare a documentului nu trebuie considerata automat inregistrare reusita. Verifica daca formularul a fost acceptat si daca nu exista erori de validare.

Daca nu ai cont activ, poti consulta procedura de creare a contului SPV pentru persoane fizice.

Poti depune documentele fara SPV?

Da. Conform procedurii ANAF, formularul C168 si documentele justificative pot fi depuse:

• direct la registratura organului fiscal central competent;
• prin posta, cu scrisoare recomandata;
• prin mijloace electronice de transmitere la distanta.

Pentru persoana fizica rezidenta, organul fiscal competent este, in principiu, cel in a carui raza teritoriala se afla domiciliul fiscal. Pentru nerezidenti si pentru locatorii persoane juridice exista reguli specifice de competenta.

Nu presupune ca organul fiscal competent este intotdeauna cel din localitatea unde se afla apartamentul inchiriat.

Care este termenul de inregistrare?

Potrivit regulilor fiscale aplicabile contractelor pentru care inregistrarea este obligatorie, modificarile se declara in cel mult 30 de zile de la producerea modificarii.

Daca actul aditional este semnat intr-o zi, dar stabileste expres ca noua perioada contractuala incepe ulterior, verifica momentul producerii modificarii si nu presupune automat ca termenul curge intotdeauna de la data semnarii.

Pentru a evita depasirea termenului, este prudent sa depui documentele imediat dupa incheierea actului aditional.

Exista o taxa pentru inregistrare?

Procedura ANAF de inregistrare a contractului de locatiune sau a modificarilor sale nu prevede o taxa distincta de depunere a formularului C168.

Acest lucru nu elimina obligatiile fiscale legate de veniturile din chirii. Inregistrarea actului aditional si declararea impozitului sunt operatiuni diferite.

Ce faci daca se modifica si chiria?

Daca actul aditional modifica atat durata contractului, cat si cuantumul chiriei, completeaza in C168 informatiile actualizate prevazute de formular.

Separat, trebuie analizate obligatiile privind impozitul pe venit si, dupa caz, contributia de asigurari sociale de sanatate.

Regulile fiscale depind inclusiv de tipul chiriasului. De exemplu, pentru anumite chirii platite de persoane juridice sau de alte entitati care au obligatia conducerii evidentei contabile, impozitul se retine la sursa.

Pentru obligatiile fiscale aferente sumelor incasate, consulta procedura de declarare a veniturilor din chirii.

Ce risti daca nu declari prelungirea?

Nerespectarea unei obligatii legale de inregistrare poate avea consecinte fiscale, in functie de situatia concreta si de dispozitiile aplicabile.

Nu exista temei pentru a considera automat ca orice intarziere produce aceeasi amenda sau ca actul aditional devine nul doar pentru ca nu a fost depus la ANAF.

Daca termenul a fost depasit, depune documentele cat mai curand si solicita organului fiscal clarificarea situatiei. Nu modifica retroactiv datele reale ale actului aditional pentru a crea aparenta respectarii termenului.

Contract nou sau modificare a contractului existent?

Daca partile au semnat un act aditional prin care prelungesc acelasi contract, se utilizeaza operatiunea Modificare din C168.

Daca vechiul contract a incetat si partile au incheiat un contract nou, situatia trebuie tratata potrivit documentelor semnate, nu prezentata automat ca simpla prelungire.

Pentru cazul unui contract nou, consulta inregistrarea unui contract nou de inchiriere la ANAF.

Ce verifici inainte de depunere?

• Contractul initial si actul aditional sunt semnate corespunzator.
• Numarul si data contractului initial coincid cu documentele existente.
• Noua perioada contractuala este clara.
• Chiria si moneda sunt completate conform actului aditional.
• Este bifata caseta Modificare, nu Incetare sau Cerere rectificativa.
• Au fost anexate documentele justificative.
• Depunerea s-a facut la organul fiscal competent.
• Ai pastrat dovada depunerii si, pentru transmiterea electronica, recipisa de validare.

Retine: pentru prelungirea unui contract de inchiriere deja existent, operatiunea corecta este inregistrarea modificarii prin formularul C168. Termenul legal este de cel mult 30 de zile de la producerea modificarii, atunci cand contractul intra in categoria celor supuse obligatiei de inregistrare fiscala.