Inregistrare contract de munca in REGES-ONLINE 2026 – termen, date si pasi pentru angajator

In 2026, denumirea si sistemul oficial utilizat pentru evidenta contractelor de munca sunt REGES-ONLINE. Vechea aplicatie REVISAL nu mai este disponibila din 1 ianuarie 2026, astfel ca raportarile privind contractele individuale de munca se realizeaza prin noul registru electronic.

Cand trebuie inregistrat contractul de munca?

Angajatorul trebuie sa incheie contractul individual de munca in forma scrisa, in limba romana, si sa transmita in REGES-ONLINE datele obligatorii cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii.

Regula se aplica fiecarei persoane care urmeaza sa inceapa activitatea in baza unui contract individual de munca. Salariatul nu trebuie lasat sa inceapa munca urmand ca inregistrarea sa fie facuta ulterior.

Cine are obligatia sa inregistreze contractul?

HG nr. 295/2025 stabileste obligatii privind REGES-ONLINE pentru categoriile de angajatori prevazute de actul normativ, inclusiv persoane fizice sau juridice de drept privat si institutii, autoritati publice ori alte entitati juridice care angajeaza personal in baza unui contract individual de munca.

Obligatia si raspunderea pentru date apartin angajatorului. Completarea si transmiterea pot fi realizate de unul sau mai multi salariati desemnati prin decizie scrisa. In cazurile permise de lege, angajatorul poate contracta serviciul de completare si transmitere cu un prestator, dar aceasta nu il exonereaza de obligatiile sale, iar raspunderea pentru corectitudinea datelor transmise ramane a angajatorului.

Ce date se transmit pentru contractul individual de munca?

Pentru inregistrarea unui contract nou, REGES-ONLINE cuprinde date despre angajator, salariat si elementele raportului de munca. Printre informatiile prevazute de HG nr. 295/2025 se afla:

• datele de identificare ale angajatorului;
• datele de identificare ale salariatului;
• data incheierii si numarul contractului individual de munca;
• data inceperii activitatii;
• functia sau ocupatia;
• tipul contractului;
• durata contractului: determinata sau nedeterminata;
• locul de munca, fix sau mobil;
• durata timpului de munca si repartizarea acestuia;
• salariul de baza lunar brut, indemnizatiile, sporurile si celelalte adaosuri prevazute in contractul individual sau, dupa caz, in contractul colectiv de munca;
• date suplimentare prevazute de lege pentru situatii speciale, cum este munca temporara.

Cum inregistrezi un contract de munca in REGES-ONLINE?

1. Inchei contractul individual de munca in forma scrisa, cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii.
2. Accesezi registrul angajatorului in platforma REGES-ONLINE.
3. Introduci sau verifici datele salariatului.
4. Folosesti functionalitatea pentru inregistrarea contractului si completezi elementele obligatorii.
5. Verifici cu atentie data inceperii activitatii, functia, durata, timpul de munca, salariul si celelalte date.
6. Transmiti in registru informatiile contractului cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii.
7. Verifici in REGES-ONLINE ca operatiunea si datele contractului au fost inregistrate corect.

REGES-ONLINE functioneaza prin platforma web a Inspectiei Muncii, fara procedura veche de transmitere a fisierelor din aplicatia locala REVISAL.

Ce documente trebuie sa pastreze angajatorul?

Inregistrarea in REGES-ONLINE nu inlocuieste dosarul personal. Angajatorul trebuie sa intocmeasca si sa pastreze un dosar personal pentru fiecare salariat. Potrivit HG nr. 295/2025, acesta cuprinde cel putin actele necesare angajarii, contractul individual de munca, actele aditionale, documentele privind modificarea, suspendarea si incetarea contractului, actele de studii sau certificatele de calificare si alte documente care dovedesc legalitatea si corectitudinea datelor completate in registru.

Pentru angajare trebuie respectate si obligatiile privind aptitudinea pentru munca; separat, poti verifica ce presupune examenul medical la angajare.

Cum se transmit modificarile contractului?

Nu toate modificarile au acelasi termen. HG nr. 295/2025 stabileste termene diferite in functie de elementul modificat:

• modificarile datelor de identificare ale salariatului si ale datelor privind dizabilitatea se transmit in 3 zile lucratoare de la inregistrarea la angajator a documentului din care rezulta modificarea;
• modificarile privind functia sau ocupatia, tipul si durata contractului, locul de munca, durata timpului de munca si repartizarea acestuia se transmit, ca regula, cel tarziu in ziua anterioara producerii modificarii;
• modificarile salariului de baza lunar brut, indemnizatiilor, sporurilor si altor adaosuri se transmit in 20 de zile lucratoare de la data producerii modificarii;
• corectarea erorilor din registru se face la data la care angajatorul a luat cunostinta de acestea.

Pentru modificarile rezultate din hotarari judecatoresti exista reguli speciale prevazute de HG nr. 295/2025.

Ce se intampla la suspendarea sau incetarea contractului?

Pentru suspendare, regula generala este transmiterea perioadei si cauzei cel tarziu in ziua anterioara datei suspendarii sau incetarii suspendarii. Exista exceptii, inclusiv pentru suspendarile bazate pe certificate medicale, absente nemotivate si forta majora, pentru care HG nr. 295/2025 stabileste termene speciale de 3 zile lucratoare, calculate potrivit situatiei prevazute de actul normativ.

Data si temeiul legal al incetarii contractului se transmit cel tarziu la data incetarii contractului sau la data la care angajatorul ia cunostinta de evenimentul care a determinat incetarea, dupa caz.

Daca raportul de munca se termina prin vointa salariatului, procedura privind depunerea corecta a demisiei explica separat documentul si regulile aplicabile incetarii prin demisie.

Poate salariatul verifica daca este inregistrat?

Da. REGES-ONLINE include acces pentru salariati la datele proprii. Salariatul poate consulta informatiile disponibile in registru si poate obtine documentele oferite prin platforma.

Pentru verificarea practica a contractelor si a perioadelor inregistrate poti consulta procedura pentru extrasul REGES-ONLINE al salariatului.

Ce risca angajatorul daca nu transmite contractul la timp?

Primirea la munca a unei persoane fara transmiterea elementelor contractului in registrul general de evidenta a salariatilor cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii intra in sfera muncii nedeclarate, in conditiile Codului muncii.

HG nr. 295/2025 prevede, de asemenea, sanctiuni distincte pentru diferite incalcari. De exemplu, netransmiterea in termen a unor modificari ale datelor contractuale prevazute de hotarare se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 la 8.000 lei, iar completarea registrului cu date eronate sau incomplete se sanctioneaza cu amenda de la 3.000 la 6.000 lei.

Sanctiunea concreta depinde de fapta constatata; nu exista o singura amenda aplicabila tuturor erorilor sau intarzierilor privind REGES-ONLINE.

Mai functioneaza REVISAL in 2026?

Nu pentru raportarile curente. Termenul de tranzitie la REGES-ONLINE a fost prelungit pana la 31 decembrie 2025. Inspecția Muncii a comunicat ca, incepand cu 1 ianuarie 2026, aplicatia REVISAL nu mai este disponibila, iar raportarile privind evidenta salariatilor se realizeaza exclusiv prin REGES-ONLINE.

Prin urmare, daca in 2026 angajezi o persoana, operatiunea trebuie facuta in REGES-ONLINE conform HG nr. 295/2025, nu prin vechea aplicatie REVISAL.

Ce verifici inainte de prima zi de munca?

• contractul individual de munca este incheiat in forma scrisa;
• salariatul a primit exemplarul sau din contract anterior inceperii activitatii;
• datele obligatorii ale contractului sunt completate corect;
• transmiterea in REGES-ONLINE este facuta cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii;
• data inceperii, functia, durata, norma si elementele salariale corespund contractului;
• documentele necesare sunt pastrate in dosarul personal al salariatului.