Transcriere certificat de nastere din strainatate 2026: acte, termen si depunere

Transcrierea certificatului de nastere din strainatate este procedura prin care un act de nastere emis de o autoritate straina pentru un cetatean roman este inscris in registrele de stare civila din Romania. Dupa finalizarea procedurii se elibereaza certificatul romanesc de nastere.

Procedura se aplica atunci cand nasterea a fost deja inregistrata la autoritatea competenta din strainatate. Daca nasterea nu a fost inregistrata la autoritatile locale, trebuie verificata procedura distincta de inregistrare a nasterii.

Cine trebuie sa solicite transcrierea?

Transcrierea este necesara pentru inscrierea in registrele romanesti a nasterii unui cetatean roman inregistrate anterior de o autoritate straina.

Procedura poate privi:

• copilul nascut in strainatate care are cetatenie romana;
• persoana majora al carei act de nastere a fost intocmit in strainatate;
• persoana care a dobandit sau redobandit cetatenia romana si trebuie sa isi transcrie actul strain de nastere.

Pentru persoanele care au dobandit sau redobandit cetatenia romana exista reguli speciale privind depunerea cererii si competenta autoritatilor.

In cat timp trebuie solicitata transcrierea?

Legea nr. 119/1996 privind actele de stare civila prevede, ca regula, solicitarea transcrierii in termen de 6 luni de la inregistrarea actului la autoritatea straina sau, dupa caz, de la dobandirea ori redobandirea cetateniei romane.

Acesta este termenul pentru solicitarea transcrierii, nu un termen general in care autoritatea trebuie sa finalizeze orice dosar.

Daca termenul a fost depasit, persoana interesata trebuie sa se adreseze autoritatii competente pentru efectuarea transcrierii. Depasirea termenului nu trebuie confundata cu imposibilitatea de a obtine ulterior certificatul romanesc.

Cine depune cererea?

• Pentru copilul sub 14 ani: cererea poate fi depusa de unul dintre parinti, de tutore sau de reprezentantul legal.
• Pentru minorul care a implinit 14 ani: cererea se depune de minor, asistat de unul dintre parinti sau, dupa caz, de tutore.
• Pentru persoana majora: cererea se depune de titular, cu respectarea regulilor de reprezentare aplicabile.

In situatiile in care legea permite, cererea poate fi depusa prin imputernicit cu procura speciala.

Exceptie importanta: eConsulat precizeaza ca persoanele care au dobandit sau redobandit cetatenia romana in temeiul art. 8^1, 10 sau 11 din Legea nr. 21/1991 trebuie sa depuna personal cererea de transcriere, fara mandatar.

Unde depui cererea in Romania?

Cererea se poate depune la serviciul public comunitar local de evidenta a persoanelor sau la primaria competenta, potrivit regulilor de stare civila.

Competenta de solutionare depinde de situatia titularului, inclusiv de domiciliul sau ultimul domiciliu din Romania si de regulile speciale aplicabile persoanelor care au dobandit sau redobandit cetatenia romana.

Pentru persoanele care nu au avut niciodata domiciliul in Romania exista reguli speciale de competenta. Inainte de depunere, solicita autoritatii de stare civila confirmarea locului competent pentru dosarul tau.

Poti transcrie certificatul de nastere la consulat?

Da. Potrivit serviciului oficial eConsulat, misiunea diplomatica sau oficiul consular de cariera al Romaniei poate transcrie certificatul de nastere strain daca sunt indeplinite cumulativ doua conditii:

1. Nasterea a avut loc si a fost inregistrata anterior la autoritatea competenta din statul respectiv.
2. Localitatea unde s-a produs si s-a inregistrat nasterea se afla in circumscriptia consulara a misiunii sau oficiului consular.

Prin eConsulat poti initia solicitarea si pregati interactiunea cu oficiul consular. Totusi, documentele necesare trebuie prezentate in original, conform instructiunilor oficiale. Nu este o procedura garantat finalizabila exclusiv prin incarcarea unor copii online.

Ce acte sunt necesare?

Documentele exacte depind de tara emitenta, varsta titularului, cetatenie si situatia familiala.

Documente de baza

• Certificatul sau extrasul de nastere strain, in original, emis de autoritatea competenta.
• Traducerea in limba romana, cu formalitatile aplicabile, daca documentul nu beneficiaza de o exceptie.
• Apostila sau supralegalizarea documentului strain, numai atunci cand este necesara potrivit statului emitent si normelor aplicabile.
• Actele de identitate sau pasapoartele parintilor, pentru transcrierea certificatului copilului.
• Certificatul de casatorie romanesc al parintilor sau, dupa caz, certificatele lor de nastere, daca nu sunt casatoriti.
• Certificatul de dobandire a cetateniei romane, daca este cazul.
• Documentele suplimentare cerute pentru situatia concreta, inclusiv procura speciala atunci cand reprezentarea este permisa.

eConsulat precizeaza expres ca toate documentele se prezinta in original pentru serviciul consular.

Daca parintii au domicilii diferite

Potrivit instructiunilor eConsulat, parintele care solicita transcrierea completeaza o declaratie privind domiciliul copilului atunci cand parintii au domicilii diferite. Pentru serviciul consular, declaratia se completeaza la ghiseu.

Daca certificatul de casatorie al parintilor este strain

eConsulat arata ca, daca parintii sunt casatoriti in strainatate, iar casatoria nu a fost transcrisa in registrele romanesti, trebuie efectuata transcrierea certificatului strain de casatorie.

Pentru aceasta situatie, consulta procedura privind transcrierea certificatului de casatorie din strainatate.

Este necesara apostila?

Nu toate certificatele de nastere emise in strainatate trebuie apostilate.

• Documente din state membre UE: documentele publice privind nasterea care intra sub incidenta Regulamentului (UE) 2016/1191 sunt scutite de apostila sau de o formalitate similara de legalizare.
• Documente din state parti la Conventia de la Haga: apostila poate fi necesara daca nu exista o exceptie aplicabila.
• Documente din state cu tratate de asistenta juridica: pot beneficia de scutiri, in functie de tratatul aplicabil.
• Alte documente: poate fi necesara supralegalizarea.

Verifica regimul documentului pentru tara emitenta inainte de a plati pentru apostilare sau supralegalizare.

Este obligatorie traducerea in romana?

Ca regula, documentul strain trebuie insotit de traducerea in limba romana, cu formalitatile aplicabile.

Exista insa exceptii. De exemplu, eConsulat precizeaza ca extrasul multilingv de nastere emis potrivit Conventiei de la Viena din 8 septembrie 1976, formularul A-CIEC, este scutit de traducere si legalizare.

Pentru documentele din statele UE, Regulamentul (UE) 2016/1191 permite folosirea formularului standard multilingv in conditiile prevazute de acesta. Formularul standard multilingv UE nu trebuie confundat cu extrasul multilingv CIEC.

Daca traducerea a fost realizata si legalizata in strainatate, poate fi necesara apostilarea sau supralegalizarea traducerii, cu exceptiile prevazute de tratatele aplicabile.

Procedura pas cu pas

1. Obtine certificatul strain. Solicita autoritatii care a inregistrat nasterea certificatul sau extrasul oficial.
2. Verifica cetatenia si situatia familiala. Stabileste ce documente romanesti sunt necesare pentru titular si parinti.
3. Verifica apostila si traducerea. Nu efectua formalitati inutile daca documentul beneficiaza de o exceptie legala.
4. Pregateste actele in original. Adauga documentele de identitate, certificatele parintilor si declaratiile necesare.
5. Stabileste autoritatea competenta. Alege serviciul de stare civila din Romania sau consulatul competent, dupa caz.
6. Depune cererea. Respecta modalitatea de depunere si regulile de reprezentare aplicabile.
7. Raspunde eventualelor solicitari de completare. Autoritatea poate cere clarificari privind datele, documentele sau competenta.
8. Ridica certificatul romanesc. Dupa aprobarea transcrierii si intocmirea actului roman, se elibereaza certificatul de nastere romanesc.

Cat costa transcrierea?

Potrivit paginii oficiale eConsulat, serviciul consular de transcriere a certificatului de nastere strain este gratuit.

Pot exista cheltuieli separate pentru obtinerea certificatului strain, traduceri, apostila, supralegalizare sau alte documente necesare.

Nu a fost confirmat un tarif unic aplicabil tuturor cererilor depuse in Romania. Verifica eventualele costuri conexe la autoritatea competenta.

Cat dureaza transcrierea?

Nu exista un termen unic verificat care sa poata fi aplicat tuturor dosarelor de transcriere, indiferent de autoritate si situatia titularului.

Legea nr. 119/1996 contine termene speciale pentru anumite categorii de solicitanti, inclusiv persoane fara domiciliu anterior in Romania si persoane care au dobandit sau redobandit cetatenia romana.

Solicita autoritatii competente termenul aplicabil dosarului tau si nu confunda termenul legal pentru depunerea cererii cu durata solutionarii acesteia.

Ce faci daca exista greseli in certificatul strain?

Daca numele, prenumele, datele parintilor sau alte informatii sunt gresite ori nu corespund documentelor romanesti, autoritatea de stare civila poate solicita clarificarea situatiei si documente suplimentare.

Unele erori trebuie corectate de autoritatea straina care a emis documentul inainte de transcriere.

Daca eroarea se afla intr-un certificat romanesc deja intocmit, procedura este diferita. Consulta rectificarea certificatului de nastere.

Ce faci daca parintii copilului nu sunt casatoriti?

eConsulat indica prezentarea certificatelor de nastere ale parintilor atunci cand acestia nu sunt casatoriti.

Autoritatea verifica datele de stare civila si filiatia potrivit legislatiei aplicabile. Daca este necesara o procedura distincta pentru stabilirea filiatiei paterne, aceasta nu se confunda cu transcrierea actului strain.

Pentru astfel de situatii, consulta informatiile despre stabilirea paternitatii.

Ce primesti la final?

Dupa solutionarea favorabila a cererii se intocmeste actul de nastere in registrele romanesti si se elibereaza certificatul romanesc de nastere.

Daca certificatul romanesc este pierdut sau deteriorat ulterior, nu trebuie reluata transcrierea. Se solicita un nou exemplar al certificatului deja inregistrat.

Ce trebuie sa verifici inainte de depunere?

• Nu confunda transcrierea cu inregistrarea unei nasteri care nu a fost declarata autoritatilor straine.
• Nu depune numai copii atunci cand serviciul solicita documentele originale.
• Nu presupune ca toate certificatele straine necesita apostila.
• Nu confunda extrasul multilingv CIEC cu formularul standard multilingv UE.
• Verifica daca actul de casatorie strain al parintilor trebuie transcris anterior.
• Verifica regulile speciale de depunere personala pentru persoanele care au dobandit sau redobandit cetatenia romana.
• Nu considera termenul de 6 luni pentru solicitarea transcrierii drept termen universal de solutionare.