Contract comodat sediu social 2026 - acte ONRC pentru SRL si PFA

Contractul de comodat pentru sediu social este una dintre modalitatile prin care poate fi dovedit la Registrul Comertului dreptul de folosinta asupra unui spatiu. Este folosit frecvent atunci cand proprietarul pune gratuit un apartament, o casa sau un alt spatiu la dispozitia unei societati.

Pentru un SRL, legea foloseste termenul „sediu social”. Pentru un PFA, intreprindere individuala sau intreprindere familiala, termenul oficial este „sediu profesional”. Aceasta diferenta este importanta atunci cand completezi cererea si documentele pentru ONRC.

Contractul de comodat este acceptat de ONRC pentru sediul social?

Da. La inmatricularea unei societati si la schimbarea sediului social trebuie prezentat documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului declarat ca sediu.

Contractul de comodat este un act juridic prin care poate fi conferit acest drept de folosinta. Codul civil defineste comodatul ca imprumutul de folosinta cu titlu gratuit, iar documentatia oficiala a Registrului Comertului include contractul de comodat intre actele care pot dovedi folosinta unui spatiu.

Contractul de comodat este util, de exemplu, atunci cand:

• un asociat pune gratuit propriul apartament la dispozitia societatii;
• o alta persoana permite folosirea gratuita a unui imobil pentru sediul firmei;
• se schimba sediul social al unei societati intr-un spatiu folosit gratuit;
• un PFA stabileste sediul profesional intr-un imobil asupra caruia are un drept de folosinta rezultat din comodat.

Contract comodat sediu social SRL: ce trebuie dovedit la ONRC

Legea societatilor prevede ca, la inmatricularea societatii si la schimbarea sediului social, se prezinta documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social.

Contractul de comodat poate indeplini aceasta functie daca din document rezulta clar cine acorda folosinta, cine beneficiaza de ea si ce spatiu este pus la dispozitie.

O modificare importanta fata de procedurile mai vechi este ca documentul privind dreptul de folosinta nu mai trebuie prezentat de solicitant ca fiind inregistrat in prealabil la organul fiscal pentru indeplinirea formalitatii prevazute de art. 17 din Legea societatilor. Dupa inregistrarea in registrul comertului, ONRC transmite documentul catre organul fiscal competent.

Contract comodat PFA: este valabil pentru sediul profesional?

Da. In cazul PFA, denumirea juridica este sediu profesional, nu sediu social.

OUG nr. 44/2008 prevede ca pentru stabilirea sediului profesional sau a punctului de lucru, persoana care se autorizeaza ca PFA, titularul intreprinderii individuale ori membrul intreprinderii familiale trebuie sa prezinte un inscris care atesta dreptul de folosinta asupra imobilului.

Contractul de comodat poate fi un asemenea inscris. Prin urmare, cautarile precum „contract comodat sediu social PFA” sau „contract de comodat PFA ONRC” se refera, din punct de vedere juridic, la stabilirea sediului profesional al PFA.

Ce trebuie sa contina contractul de comodat pentru sediu?

ONRC nu impune, in lista documentelor privind dreptul de folosinta, un formular-tip unic de contract de comodat. Documentul trebuie insa sa permita stabilirea fara echivoc a dreptului de folosinta asupra spatiului declarat.

Pentru a identifica corect raportul juridic si imobilul, contractul ar trebui sa cuprinda cel putin informatiile necesare pentru a rezulta:

• partile contractului - persoana care acorda folosinta si beneficiarul folosintei;
• identificarea spatiului - adresa completa si elementele necesare individualizarii imobilului;
• dreptul acordat - folosirea gratuita a spatiului;
• destinatia - stabilirea sediului social sau, pentru PFA, a sediului profesional, dupa caz;
• durata folosintei, daca partile stabilesc o perioada determinata;
• data incheierii contractului;
• semnaturile partilor.

Daca folosinta priveste numai o parte dintr-un imobil, aceasta trebuie descrisa suficient de clar pentru a putea fi identificat spatiul pus la dispozitie.

Exista un model oficial ONRC de contract de comodat?

ONRC enumera contractul de comodat intre actele care pot dovedi dreptul de folosinta, dar documentatia oficiala verificata pentru aceasta procedura nu stabileste un formular-tip obligatoriu de contract de comodat care sa trebuiasca folosit in toate cazurile.

De aceea, un „model contract comodat sediu social ONRC” trebuie tratat ca un model orientativ de contract civil, nu ca un formular ONRC obligatoriu. Important este ca inscrisul concret sa dovedeasca dreptul de folosinta asupra spatiului declarat si sa corespunda situatiei reale.

Contractul de comodat trebuie facut la notar?

Nu exista o cerinta generala ca un contract de comodat pentru sediu sa fie autentificat notarial doar pentru faptul ca este comodat. Codul civil reglementeaza contractul de comodat fara a impune, ca regula generala, forma autentica pentru validitatea sa.

In procedura de inregistrare, documentele trebuie insa prezentate in forma ceruta de legislatia Registrului Comertului pentru modalitatea concreta de depunere.

Daca situatia juridica a imobilului sau a partilor este mai complexa, registratorul poate solicita clarificari ori documente suplimentare atunci cand acestea sunt necesare pentru solutionarea cererii.

Comodatul este gratuit?

Da. Caracterul gratuit este esential pentru contractul de comodat. Codul civil defineste comodatul ca imprumut de folosinta prin care o parte remite gratuit celeilalte un bun pentru a-l folosi, cu obligatia de restituire.

Daca pentru folosinta spatiului se plateste periodic o suma cu titlu de chirie, raportul juridic nu mai corespunde caracterului gratuit specific comodatului si trebuie analizata forma contractuala potrivita situatiei reale.

Se plateste taxa pentru contractul de comodat la ONRC?

Incheierea contractului de comodat sub semnatura privata nu presupune prin ea insasi o taxa ONRC.

ONRC precizeaza, in informatiile privind procedurile de inregistrare, ca pentru operatiunile de inregistrare in registrul comertului nu se percep taxe si tarife. In functie de operatiunea solicitata pot exista insa costuri distincte prevazute de lege, inclusiv tarife de publicare atunci cand publicarea in Monitorul Oficial este necesara.

Nu confunda caracterul gratuit al comodatului cu eventualele costuri ale unei proceduri mai ample de inmatriculare sau modificare a societatii.

Pot pune sediul social intr-un apartament?

Da, daca exista dreptul legal de folosinta asupra spatiului si sunt respectate regulile aplicabile imobilelor din condominiu.

Cea mai importanta diferenta este daca la sediul social se desfasoara sau nu activitate.

Sediu social in apartament fara activitate

Pentru societati, Legea nr. 31/1990 prevede expres ca avizul privind schimbarea destinatiei imobilelor colective cu regim de locuinta nu este necesar atunci cand administratorul sau administratorii declara pe propria raspundere ca la sediul social nu se desfasoara activitate.

Aceasta exceptie este importanta pentru numeroase SRL-uri care folosesc apartamentul numai ca adresa oficiala a societatii, fara activitate efectiva in acel spatiu.

Sediu social in apartament cu activitate

Daca folosirea spatiului implica schimbarea destinatiei locuintei, devin relevante regulile din Legea nr. 196/2018 privind condominiile.

Art. 40 din aceasta lege prevede, pentru schimbarea destinatiei, avizul scris al comitetului executiv si acordul scris prealabil al proprietarilor direct afectati cu care spatiul se invecineaza pe plan orizontal si vertical.

Odata cu acordul, proprietarii direct afectati si proprietarul care solicita schimbarea destinatiei semneaza si conventia prevazuta de lege privind activitatea desfasurata si numarul de persoane luat in calcul pentru cheltuielile repartizate pe numar de persoane.

Contract comodat sediu social fara activitate: ai nevoie de acordul vecinilor?

Pentru societati, daca administratorul sau administratorii declara pe propria raspundere ca la sediul social nu se desfasoara activitate, Legea nr. 31/1990 stabileste ca avizul privind schimbarea destinatiei prevazut de Legea nr. 196/2018 nu este necesar.

Prin urmare, simplul fapt ca sediul social este stabilit intr-un apartament nu inseamna automat ca trebuie obtinute acordurile aferente schimbarii destinatiei. Conteaza daca in spatiu se desfasoara efectiv activitate si daca intervine schimbarea destinatiei in sensul legii.

Dar pentru PFA fara activitate la sediul profesional?

OUG nr. 44/2008 contine o regula specifica pentru PFA, intreprinderi individuale si intreprinderi familiale.

Daca sediul profesional este intr-un imobil cu destinatie de locuinta si nu se desfasoara nicio activitate economica acolo, titularul care are dreptul de folosinta depune o declaratie pe propria raspundere, sub semnatura privata, prin care confirma lipsa activitatii economice la sediu.

In aceasta situatie se aplica exceptia prevazuta de ordonanta pentru formalitatile aferente folosirii locuintei ca sediu profesional fara activitate.

Ce se intampla daca apartamentul are mai multi proprietari?

Daca imobilul este in coproprietate, trebuie verificat cine poate acorda in mod legal dreptul de folosinta asupra spatiului si daca sunt necesare acordurile coproprietarilor pentru situatia concreta.

Documentatia ONRC privind dovada dreptului de folosinta mentioneaza acordul coproprietarilor printre documentele care pot fi necesare, dupa caz.

Nu confunda acordul coproprietarilor, care priveste drepturile asupra imobilului, cu acordurile din condominiu pentru schimbarea destinatiei. Sunt probleme juridice diferite si pot avea reguli diferite.

Este necesar extrasul de carte funciara daca ai contract de comodat?

Contractul de comodat este el insusi unul dintre actele prin care poate fi dovedit dreptul de folosinta. Extrasul de carte funciara este o alta categorie de document mentionata de ONRC pentru dovedirea drepturilor asupra spatiului.

Nu exista o regula potrivit careia fiecare contract de comodat trebuie insotit automat de extras de carte funciara in toate situatiile. Dosarul trebuie insa sa permita verificarea dreptului declarat, iar registratorul poate solicita documente sau informatii suplimentare daca acestea sunt necesare pentru solutionarea cererii.

Contractul de comodat se inregistreaza la ANAF inainte de ONRC?

Pentru procedura actuala a societatilor, nu mai revine solicitantului formalitatea veche de a prezenta la ONRC documentul privind sediul social deja inregistrat la organul fiscal.

Forma actuala a art. 17 alin. (3) din Legea nr. 31/1990 prevede ca documentul care atesta dreptul de folosinta se prezinta Registrului Comertului, iar dupa inregistrare ONRC il transmite organului fiscal competent al ANAF.

Aceasta este o diferenta importanta fata de informatiile vechi care continua sa circule online despre inregistrarea prealabila a contractului la administratia fiscala.

Unde se depune contractul de comodat?

Contractul nu se depune separat ca o procedura independenta, ci este atasat dosarului pentru operatiunea in care trebuie dovedit sediul, de exemplu:

• inmatricularea unei societati;
• schimbarea sediului social al unui SRL;
• inregistrarea unui PFA cu sediu profesional;
• modificarea sediului profesional, dupa caz.

Legea nr. 265/2022 permite depunerea cererii de inregistrare si a documentelor la oricare dintre oficiile registrului comertului, in conditiile legii.

Se poate depune online contractul de comodat la ONRC?

Da. Cererile si inscrisurile pentru Registrul Comertului pot fi transmise prin mijloace electronice.

Pentru depunerea electronica, documentele necesare inregistrarii se transmit in format electronic, cu respectarea cerintelor privind semnatura electronica calificata si certificarea copiilor prevazute de Legea nr. 265/2022.

ONRC pune la dispozitie portalul de servicii online pentru transmiterea cererilor si documentelor.

In cat timp se solutioneaza cererea la ONRC?

Conform Legii nr. 265/2022, cererea de inregistrare in registrul comertului se solutioneaza de registrator in termen de o zi lucratoare de la inregistrarea cererii.

Daca documentele sunt incomplete, nu indeplinesc cerintele legale sau sunt necesare informatii suplimentare, registratorul poate acorda un termen de remediere sau completare de cel mult 15 zile calendaristice.

Daca sunt indeplinite cerintele legale, inregistrarea se opereaza in registrul comertului in termen de 24 de ore de la data la care a fost dispusa prin incheierea registratorului.

In ce termen trebuie depusa schimbarea sediului social?

Legea nr. 265/2022 prevede, ca regula, ca cererea privind inregistrarea unei modificari a unei persoane juridice se depune in termen de 15 zile de la data actului modificator, daca legea nu prevede altfel.

Pentru PFA, intreprindere individuala si intreprindere familiala, inregistrarea initiala trebuie solicitata inainte de inceperea activitatii economice, potrivit regulilor aplicabile.

Contractul poate fi pe perioada determinata?

Partile pot stabili durata dreptului de folosinta in contract, cu respectarea regulilor Codului civil. Daca sediul este inregistrat in baza unui drept de folosinta limitat in timp, societatea sau PFA trebuie sa urmareasca expirarea acestuia si sa isi mentina in permanenta situatia juridica a sediului conforma cu datele inregistrate la Registrul Comertului.

Este util sa eviti depunerea unui contract care urmeaza sa expire imediat dupa finalizarea formalitatilor, deoarece va fi necesara o noua baza juridica pentru folosirea sediului.

Ce verifici inainte sa semnezi contractul de comodat

• datele partilor sunt corecte;
• persoana care acorda folosinta are dreptul sa faca acest lucru;
• adresa imobilului este scrisa complet si corect;
• spatiul pus la dispozitie este identificat clar;
• este mentionata folosinta gratuita;
• este precizata destinatia de sediu social sau sediu profesional, dupa caz;
• durata contractului este clara, daca este determinata;
• sunt obtinute acordurile coproprietarilor, daca sunt necesare;
• este clarificat daca la sediu se va desfasura sau nu activitate;
• daca este apartament cu activitate, sunt verificate regulile privind schimbarea destinatiei;
• documentul este semnat de partile care trebuie sa il incheie.

Contract de comodat pentru infiintare SRL: pasii practici

1. Stabileste spatiul care va fi folosit ca sediu social.
2. Verifica dreptul persoanei care ofera spatiul si situatia eventualilor coproprietari.
3. Incheie contractul de comodat astfel incat spatiul si dreptul gratuit de folosinta sa fie clar identificate.
4. Stabileste daca la sediu se desfasoara activitate.
5. Daca sediul este intr-un imobil colectiv si se desfasoara activitate care implica schimbarea destinatiei, verifica acordurile prevazute de Legea nr. 196/2018.
6. Daca la sediul social al societatii nu se desfasoara activitate, foloseste declaratia pe propria raspundere aplicabila acestei situatii.
7. Ataseaza contractul documentatiei de inmatriculare sau de schimbare a sediului.
8. Depune cererea la ONRC, fizic sau electronic, in conditiile Legii nr. 265/2022.
9. Urmareste stadiul cererii si orice eventuala solicitare de completare formulata de registrator.

Contract comodat pentru PFA: pasii practici

1. Stabileste adresa sediului profesional.
2. Asigura-te ca exista un drept legal de folosinta asupra imobilului.
3. Incheie contractul de comodat daca folosinta este acordata gratuit prin aceasta forma juridica.
4. Daca sediul profesional este o locuinta si nu desfasori activitate economica acolo, depune declaratia pe propria raspundere prevazuta de OUG nr. 44/2008.
5. Ataseaza documentul care dovedeste folosinta dosarului de inregistrare sau modificare.
6. Depune cererea la Registrul Comertului inainte de inceperea activitatii, pentru inregistrarea initiala a PFA.

SRL si PFA: care este diferenta pentru sediu?

Greseli frecvente la contractul de comodat pentru sediu

• adresa din contract nu coincide cu adresa declarata in cererea ONRC;
• spatiul este descris insuficient;
• nu este clar cine acorda dreptul de folosinta;
• se foloseste denumirea „sediu social PFA”, desi termenul oficial este „sediu profesional”;
• nu este analizata situatia coproprietarilor;
• se considera automat ca orice sediu intr-un apartament necesita acordul vecinilor, fara a verifica daca acolo se desfasoara activitate;
• se folosesc informatii vechi potrivit carora contractul trebuie inregistrat de solicitant la ANAF inainte de depunerea la ONRC;
• se confunda comodatul, care este gratuit, cu inchirierea contra unei sume de bani;
• contractul expira fara ca situatia sediului sa fie actualizata.

Ce trebuie sa retii

Contractul de comodat este o dovada admisa pentru folosirea gratuita a unui spatiu ca sediu al unei afaceri. Pentru SRL vorbim despre sediu social, iar pentru PFA despre sediu profesional.

Nu exista o obligatie generala de autentificare notariala a comodatului numai pentru folosirea lui ca dovada a sediului. Pentru apartamente, acordurile privind schimbarea destinatiei depind de situatia concreta, iar pentru societatile care declara ca nu desfasoara activitate la sediul social exista exceptia expresa prevazuta de Legea nr. 31/1990.

La inmatricularea sau schimbarea sediului unei societati, documentul privind dreptul de folosinta se prezinta ONRC, iar Registrul Comertului il transmite ulterior organului fiscal competent.

Pentru alte formalitati privind infiintarea si modificarile unei societati sau PFA, consulta categoria Firme si afaceri.