Infiintare PFA 2026 – acte necesare, costuri, CAEN si depunere online

Infiintarea unui PFA in 2026 se face prin inregistrarea si autorizarea la Oficiul National al Registrului Comertului (ONRC). Inainte de depunerea dosarului trebuie sa stabilesti activitatea pe care o vei desfasura, sediul profesional si firma PFA-ului si sa verifici daca activitatea aleasa necesita pregatire profesionala, atestare, autorizatie sau alte conditii speciale.

In 2026 se foloseste clasificarea CAEN Rev.3, iar o persoana fizica autorizata poate avea in obiectul de activitate cel mult 5 clase CAEN.

Infiintare PFA 2026: acte, cost si termen pe scurt

Cine poate infiinta un PFA

Persoana care doreste sa desfasoare activitati economice ca PFA trebuie sa indeplineasca cerintele prevazute de OUG nr. 44/2008 si, atunci cand este cazul, conditiile speciale aplicabile profesiei sau activitatii respective.

Printre conditiile relevante se afla:

• indeplinirea conditiei de varsta si capacitate prevazute de lege;
• existenta unui sediu profesional declarat;
• indeplinirea conditiilor de functionare prevazute de legislatia specifica;
• indeplinirea conditiilor de pregatire profesionala sau atestare, atunci cand acestea sunt cerute de o lege speciala.

Acte necesare pentru infiintare PFA in 2026

Dosarul trebuie pregatit conform listei oficiale ONRC pentru inregistrarea persoanelor fizice autorizate. In functie de situatia solicitantului si activitatea aleasa, documentele relevante includ:

• cererea de inregistrare in registrul comertului si de autorizare a functionarii;
• documentele privind rezervarea firmei;
• actul de identitate al solicitantului, in forma ceruta de procedura;
• documentul care atesta dreptul de folosinta asupra sediului profesional si, daca este cazul, asupra punctului de lucru;
• declaratia-tip pe propria raspundere privind indeplinirea conditiilor de functionare/desfasurare a activitatii;
• documentele care atesta pregatirea sau experienta profesionala, daca acestea sunt cerute pentru activitatea respectiva;
• documentele necesare in legatura cu sediul profesional situat intr-un imobil cu destinatie de locuinta, daca situatia concreta le impune;
• imputernicirea, daca formalitatile sunt realizate printr-o alta persoana in conditiile legii;
• alte avize, autorizatii sau documente cerute de legislatia speciala pentru activitatea aleasa, daca este cazul.

Nu toate documentele suplimentare sunt necesare pentru fiecare PFA. Lista trebuie adaptata activitatii si situatiei solicitantului.

Este obligatorie dovada calificarii profesionale?

Nu pentru orice PFA. OUG nr. 44/2008 stabileste ca, atunci cand o prevedere legala speciala impune pentru o anumita activitate economica pregatire profesionala si/sau atestarea pregatirii profesionale, solicitantul trebuie sa faca dovada indeplinirii acestor conditii.

Prin urmare, nu exista o singura diploma obligatorie pentru toate PFA-urile. Cerinta depinde de activitatea pe care vrei sa o autorizezi.

Ce documente pot dovedi pregatirea profesionala

Documentul acceptabil depinde de profesie si de reglementarea aplicabila. Poate fi necesara, dupa caz, o diploma, un certificat, un document de calificare, un document privind experienta profesionala sau un alt inscris recunoscut de legislatia speciala.

Inainte de depunerea dosarului, verifica cerinta exacta pentru codul CAEN si activitatea concreta.

Pasul 1: alegerea si rezervarea firmei PFA

Firma este elementul de identificare sub care PFA isi desfasoara activitatea. Verificarea si rezervarea firmei reprezinta o operatiune prealabila inmatricularii.

ONRC arata ca cererea pentru rezervarea firmei poate fi depusa:

• direct la ghiseu;
• prin corespondenta - posta sau curier;
• prin posta electronica;
• prin portalul de servicii online al ONRC.

Potrivit informatiilor ONRC, dovada rezervarii firmei se elibereaza in aceeasi zi in care este depusa cererea sau cel tarziu in ziua urmatoare.

Cum se formeaza denumirea unui PFA

Firma profesionistului persoana fizica se stabileste potrivit regulilor registrului comertului si este legata de numele de stare civila al titularului.

Nu trebuie tratata precum alegerea libera a unui brand pentru un SRL. Verificarea si rezervarea se fac prin ONRC, iar denumirea trebuie sa respecte regulile legale aplicabile firmei profesionistului persoana fizica.

Pasul 2: alegerea codurilor CAEN

In 2026, pentru activitatile economice se utilizeaza CAEN Rev.3.

PFA poate avea in obiectul de activitate maximum 5 clase de activitati prevazute de codul CAEN.

Acest plafon este stabilit expres de art. 16 din OUG nr. 44/2008.

La alegerea codurilor CAEN:

• stabileste activitatea pe care o vei desfasura efectiv;
• verifica incadrarea in CAEN Rev.3;
• nu depasi limita de 5 clase CAEN;
• verifica daca activitatea este supusa unei legi speciale;
• verifica daca sunt necesare calificari, atestate, avize sau autorizatii suplimentare.

Pasul 3: stabilirea sediului profesional

PFA trebuie sa aiba un sediu profesional declarat.

OUG nr. 44/2008 prevede ca titularul trebuie sa detina un drept de folosinta asupra imobilului la adresa caruia este declarat sediul profesional.

Dreptul de folosinta trebuie dovedit printr-un inscris corespunzator situatiei juridice a imobilului.

PFA cu sediul profesional intr-un apartament

Daca sediul profesional este stabilit intr-un imobil cu destinatie de locuinta, trebuie analizat daca la acea adresa se va desfasura efectiv activitate economica.

OUG nr. 44/2008 prevede ca, daca la sediul profesional aflat intr-o locuinta nu se desfasoara nicio activitate economica, titularul poate declara pe propria raspundere acest lucru, caz in care se aplica exceptia legala de la formalitatile privind schimbarea destinatiei prevazute pentru aceasta situatie.

Daca vei desfasura efectiv activitate la sediu, verifica cerintele aplicabile imobilului si activitatii concrete.

Pasul 4: declaratia privind conditiile de functionare

Pentru autorizarea functionarii se completeaza declaratia-tip pe propria raspundere privind indeplinirea conditiilor prevazute de legislatia aplicabila.

Declaratia trebuie sa corespunda locurilor si activitatilor pe care le autorizezi: sediu profesional, puncte de lucru sau activitati desfasurate in afara acestora, dupa caz.

Declaratia nu inlocuieste avizele sau autorizatiile speciale atunci cand o lege impune obtinerea lor.

Pasul 5: depunerea dosarului la ONRC

Cererea de inregistrare si autorizare a PFA se depune prin intermediul registrului comertului.

ONRC indica urmatoarele modalitati de transmitere:

• direct la ghiseu;
• prin posta sau curier;
• prin posta electronica;
• prin portalul de servicii online ONRC.

Pentru depunerea electronica trebuie respectate cerintele legale privind forma documentelor si semnatura electronica aplicabila.

Pot infiinta un PFA online in 2026?

Da. ONRC permite transmiterea online a cererilor si documentelor prin portalul sau de servicii.

Pentru o procedura online completa trebuie sa pregatesti documentele in forma electronica ceruta si sa respecti regulile privind semnarea electronica.

Nu este suficienta simpla fotografiere a unor documente daca procedura solicita inscrisuri semnate electronic sau copii in forma specifica.

Cat costa infiintarea unui PFA in 2026?

Legea nr. 265/2022 prevede ca pentru operatiunile de inregistrare in registrul comertului nu se percep taxe si tarife.

Prin urmare, nu exista o „taxa ONRC de infiintare PFA” care sa fie obligatorie pentru simpla operatiune de inregistrare.

Pot exista insa costuri separate, in functie de situatia concreta, de exemplu pentru:

• semnatura electronica, daca alegi depunerea online si nu detii una;
• documente sau servicii solicitate optional;
• servicii profesionale contractate de solicitant;
• traduceri sau formalitati pentru documente straine;
• avize, atestate sau autorizatii cerute de legislatia speciala;
• alte formalitati care nu reprezinta taxa pentru inregistrarea propriu-zisa in registrul comertului.

Este necesar capital social pentru PFA?

Nu. PFA nu este o societate cu capital social, astfel ca procedura de inregistrare nu presupune constituirea unui capital social minim precum in cazul unei societati.

Aceasta este una dintre diferentele importante dintre PFA si SRL.

Cat dureaza infiintarea unui PFA?

Legea nr. 265/2022 stabileste ca cererea de inregistrare in registrul comertului se solutioneaza de registrator, pe baza inscrisurilor, in termen de o zi lucratoare de la inregistrarea cererii.

Acest termen se aplica solutionarii cererii complete si nu inseamna ca intregul proces de pregatire a PFA dureaza obligatoriu o singura zi.

Durata totala poate creste daca:

• firma propusa necesita o alta varianta;
• dosarul este incomplet;
• documentele nu indeplinesc cerintele legale;
• registratorul solicita informatii sau inscrisuri suplimentare;
• activitatea necesita documente de calificare sau autorizatii speciale.

Ce se intampla daca dosarul PFA este incomplet?

Daca cererea sau documentele sunt incomplete ori nu respecta cerintele legale, registratorul poate acorda prin incheiere un termen de remediere sau completare de cel mult 15 zile calendaristice, potrivit Legii nr. 265/2022.

Daca solicitantul nu indeplineste obligatiile stabilite in termenul acordat, cererea poate fi respinsa.

Pot avea PFA daca sunt angajat?

Da. OUG nr. 44/2008 prevede expres ca titularul unui PFA poate cumula aceasta calitate cu cea de salariat al unei terte persoane.

Cumulul este permis inclusiv daca activitatea pentru care PFA este autorizata este in acelasi domeniu cu activitatea desfasurata ca salariat.

Trebuie respectate separat obligatiile contractuale si legale aplicabile raportului de munca.

Poate un PFA sa aiba angajati?

Da. PFA poate desfasura activitatea singura sau impreuna cu cel mult 3 persoane angajate cu contract individual de munca, potrivit art. 17 din OUG nr. 44/2008.

Daca modelul tau de afaceri necesita o structura cu mai multi angajati, trebuie analizat daca PFA ramane forma juridica potrivita.

Cate coduri CAEN poate avea un PFA?

Un PFA poate avea in obiectul de activitate maximum 5 clase CAEN.

Limita este prevazuta expres de OUG nr. 44/2008 si continua sa se aplice si dupa trecerea la CAEN Rev.3.

PFA poate avea punct de lucru?

Da, in conditiile legislatiei aplicabile. Daca activitatea se desfasoara si intr-o alta locatie, trebuie indeplinite formalitatile de inregistrare si autorizare corespunzatoare punctului de lucru si trebuie dovedit dreptul de folosinta asupra spatiului, dupa caz.

PFA raspunde doar cu bunurile afacerii?

Nu trebuie confundat regimul PFA cu raspunderea limitata a asociatului unui SRL.

OUG nr. 44/2008 reglementeaza patrimoniul de afectatiune si raspunderea titularului PFA. Pentru obligatiile asumate in exploatarea activitatii economice se aplica regimul juridic specific PFA, care nu ofera aceeasi separare patrimoniala ca o societate cu raspundere limitata.

Aceasta diferenta trebuie luata in calcul atunci cand alegi intre PFA si SRL.

PFA are personalitate juridica?

PFA este o forma de organizare a activitatii economice a unei persoane fizice si nu trebuie confundata cu o societate comerciala cu personalitate juridica distincta.

Titularul este persoana fizica autorizata sa desfasoare activitatea economica in conditiile OUG nr. 44/2008.

Ce primesti dupa inregistrarea PFA?

Dupa admiterea cererii si efectuarea inregistrarii, PFA este inscrisa in registrul comertului si beneficiaza de identificarea fiscala aferenta procedurii.

Inregistrarea fiscala se realizeaza in cadrul procedurii de inregistrare, prin schimbul de date dintre registrul comertului si autoritatea fiscala, conform legislatiei aplicabile.

Pot incepe activitatea imediat dupa inregistrarea PFA?

Poti desfasura activitatile pentru care PFA este inregistrata si autorizata, cu respectarea legislatiei specifice.

Inregistrarea la ONRC nu elimina obligatia de a obtine eventuale:

• autorizatii;
• avize;
• atestate;
• licente;
• drepturi de libera practica;
• alte aprobari cerute de legislatia speciala.

PFA sau SRL: ce diferenta conteaza la infiintare?

PFA si SRL sunt forme juridice diferite si nu trebuie alese doar in functie de numarul de documente necesare.

Pentru PFA sunt relevante in special:

• nu exista capital social;
• activitatea este legata direct de persoana titularului;
• exista limita de maximum 5 clase CAEN;
• PFA poate avea maximum 3 persoane angajate;
• pentru unele activitati trebuie dovedita pregatirea profesionala;
• regimul raspunderii este diferit de cel al unui SRL.

Regimul fiscal trebuie analizat separat, in functie de veniturile estimate, cheltuieli si situatia personala. Nu exista o regula universala potrivit careia PFA sau SRL este intotdeauna varianta mai avantajoasa fiscal.

Impozite si contributii dupa infiintarea PFA

Inregistrarea la ONRC si calculul impozitelor si contributiilor sunt aspecte distincte.

Dupa infiintare, titularul trebuie sa respecte obligatiile fiscale prevazute de Codul fiscal pentru veniturile din activitati independente.

Valoarea impozitului si obligatia de plata a contributiilor sociale depind de situatia fiscala concreta si de regulile aplicabile anului fiscal. Aceste sume nu reprezinta costuri de inregistrare la ONRC.

Pasii pentru infiintarea unui PFA in 2026

1. Stabileste activitatea economica. Verifica daca poate fi desfasurata ca PFA si daca este reglementata special.
2. Alege codurile CAEN Rev.3. Poti avea maximum 5 clase CAEN.
3. Verifica pregatirea profesionala. Daca activitatea o cere, pregateste documentele justificative.
4. Stabileste sediul profesional. Trebuie sa ai un drept de folosinta asupra imobilului.
5. Rezerva firma. Operatiunea se face prin ONRC.
6. Completeaza cererea de inregistrare si autorizare.
7. Completeaza declaratia-tip privind conditiile de functionare.
8. Pregateste documentele suplimentare cerute de situatia sediului sau activitatea aleasa.
9. Depune dosarul. Poti folosi ghiseul, posta/curierul, posta electronica sau portalul online ONRC, dupa caz.
10. Urmareste solutionarea. Daca sunt cerute completari, respecta termenul stabilit de registrator.
11. Dupa inregistrare, verifica obligatiile fiscale si autorizatiile speciale aplicabile activitatii tale.

Greseli frecvente la infiintarea unui PFA

• alegerea codurilor dintr-o clasificare CAEN veche in loc de CAEN Rev.3;
• depasirea limitei de 5 clase CAEN;
• presupunerea ca PFA nu poate avea angajati, desi legea permite maximum 3;
• presupunerea ca este obligatorie o diploma pentru orice activitate PFA;
• ignorarea cerintelor profesionale speciale pentru activitatile reglementate;
• lipsa unui drept de folosinta valabil pentru sediul profesional;
• confundarea taxelor sau serviciilor optionale cu o taxa obligatorie ONRC de infiintare;
• presupunerea ca inregistrarea la ONRC inlocuieste toate autorizatiile speciale;
• depunerea electronica a unor documente fara respectarea cerintelor de forma si semnare;
• alegerea PFA fara a analiza limitele privind codurile CAEN, angajatii si raspunderea titularului.

Infiintare PFA 2026: ce trebuie sa retii

• PFA se inregistreaza si se autorizeaza prin ONRC;
• in 2026 se foloseste CAEN Rev.3;
• PFA poate avea maximum 5 clase CAEN;
• PFA poate avea maximum 3 persoane angajate;
• poti fi simultan titular PFA si salariat;
• este obligatoriu un sediu profesional si un drept de folosinta asupra imobilului;
• dovada pregatirii profesionale este necesara numai daca legislatia speciala o cere pentru activitatea aleasa;
• PFA nu necesita capital social;
• pentru operatiunea de inregistrare in registrul comertului nu se percep taxe si tarife;
• cererea poate fi transmisa si online;
• registratorul solutioneaza, ca regula, cererea in termen de o zi lucratoare de la inregistrare;
• un dosar incomplet poate primi un termen de remediere de cel mult 15 zile calendaristice;
• inregistrarea PFA nu elimina eventualele autorizatii si obligatii fiscale aplicabile activitatii.