Declaratie beneficiar real 2026: cand se depune, termenul de 15 zile si procedura ONRC

In 2026, regula de baza din Legea nr. 129/2019 este clara: persoanele juridice supuse inregistrarii in registrul comertului declara beneficiarul real la inmatriculare si in termen de 15 zile de la modificarea datelor de identificare ale beneficiarului real. Declaratia anuala nu trebuie depusa automat de fiecare SRL in fiecare an.

Cand trebuie depusa declaratia beneficiarului real in 2026?

Pentru o societate inregistrata la registrul comertului, obligatia trebuie analizata in functie de situatia concreta:

• la inmatriculare, in conditiile art. 56 din Legea nr. 129/2019;
• la modificarea datelor de identificare ale beneficiarului real, in termen de 15 zile de la data modificarii;
• anual, numai in situatia speciala prevazuta de lege, atunci cand persoana juridica are in structura actionariatului entitati inmatriculate/inregistrate si/sau cu sediul fiscal in jurisdictiile mentionate la art. 56 alin. (1^3) din Legea nr. 129/2019.

Pentru persoanele juridice inmatriculate anterior modificarilor legislative relevante, obligatia prevazuta de lege se considera indeplinita daca a fost depusa cel putin o declaratie privind beneficiarul real in conditiile prevazute de art. 56 alin. (1^4); ulterior, datele se actualizeaza atunci cand intervine o modificare.

Declaratia beneficiarului real se depune anual de toate firmele?

Nu. Obligatia anuala nu este o regula generala pentru toate societatile. Art. 56 alin. (1^3) din Legea nr. 129/2019 o prevede suplimentar pentru persoanele juridice care au in structura actionariatului entitati inmatriculate/inregistrate si/sau cu sediul fiscal in jurisdictii necooperante fiscal, jurisdictii cu grad inalt de risc de spalare a banilor sau finantare a terorismului ori jurisdictii aflate sub monitorizarea organismelor internationale relevante pentru aceste riscuri.

In acest caz special, declaratia anuala se depune in 15 zile de la aprobarea situatiilor financiare anuale.

Cine este beneficiarul real al unei firme?

Beneficiarul real este persoana fizica ce detine sau controleaza in ultima instanta societatea ori persoana fizica in numele sau in interesul careia se realizeaza, direct sau indirect, o tranzactie, operatiune sau activitate.

Pentru societati, Legea nr. 129/2019 stabileste ca detinerea de catre o persoana fizica a 25% plus o actiune sau a unei participatii de peste 25% din capital reprezinta un indiciu al exercitarii directe a dreptului de proprietate. Legea acopera si controlul indirect sau controlul exercitat prin alte mijloace.

Daca, dupa depunerea tuturor diligentelor si in lipsa unor motive de suspiciune, nu poate fi identificata o persoana potrivit criteriului de proprietate/control sau exista indoieli asupra persoanei identificate, legea prevede identificarea persoanei fizice care ocupa o functie de conducere de rang superior, in conditiile art. 4.

Ce date trebuie sa contina declaratia?

Potrivit art. 56 alin. (4) din Legea nr. 129/2019, declaratia pe propria raspundere a reprezentantului legal cuprinde datele de identificare ale beneficiarilor reali si modalitatile in care acestia exercita controlul asupra persoanei juridice.

Datele prevazute expres de lege sunt:

• numele si prenumele;
• data si locul nasterii;
• codul numeric personal;
• seria si numarul actului de identitate;
• cetatenia;
• domiciliul sau resedinta;
• modalitatea in care se exercita controlul asupra persoanei juridice.

Datele trebuie completate pentru persoana sau persoanele fizice identificate ca beneficiari reali, nu automat pentru orice administrator sau asociat al societatii.

Ce formular folosesti pentru depunere?

ONRC pune la dispozitie formularul si instructiunile pentru cererea de depunere a declaratiei privind beneficiarii reali. In cerere se identifica solicitantul si persoana juridica pentru care se face inregistrarea si se indica motivul depunerii, dupa caz.

Daca depunerea este realizata printr-o alta persoana, trebuie respectate regulile legale privind reprezentarea. Pentru situatiile in care firma foloseste un reprezentant, poate fi utila si procedura privind imputernicirea unui reprezentant al firmei.

Unde si cum se depune declaratia beneficiarului real?

Legea nr. 129/2019 permite mai multe modalitati de depunere. Declaratia poate avea forma unui inscris sub semnatura privata sau forma electronica si poate fi transmisa:

• prin mijloace electronice, cu semnatura electronica;
• prin servicii de posta;
• prin curier;
• la ghiseul oficiului registrului comertului, personal;
• la ghiseu, prin reprezentant, conform prevederilor legale.

Declaratia poate fi data si in fata reprezentantului oficiului registrului comertului sau poate fi depusa, personal ori prin reprezentant, avand data certa data de notarul public ori fiind atestata de avocat.

Pentru transmiterea electronica a documentelor, firma trebuie sa respecte cerintele serviciului electronic ONRC. Daca ai nevoie de un instrument de semnare pentru operatiunile online ale firmei, consulta criteriile pentru alegerea unei semnaturi electronice compatibile.

Ce termen ai daca se schimba beneficiarul real?

Daca intervine o modificare privind datele de identificare ale beneficiarului real, art. 56 alin. (3) din Legea nr. 129/2019 stabileste un termen de 15 zile de la data modificarii.

O schimbare a structurii asociatilor trebuie analizata prin prisma efectului asupra beneficiarului real. De exemplu, o cesiune poate schimba persoana care detine sau controleaza in ultima instanta societatea. Daca modificarea are loc prin transferul participatiilor, consulta separat procedura pentru cesiunea partilor sociale la SRL.

Cum se indeplineste obligatia la infiintarea firmei?

Legea permite ca obligatia privind beneficiarul real de la inmatriculare sa fie indeplinita si prin includerea in actul constitutiv a datelor de identificare ale beneficiarilor reali si a modalitatilor in care acestia exercita controlul asupra persoanei juridice.

Daca ulterior se modifica datele beneficiarilor reali, legea precizeaza ca nu este necesar un act modificator al actului constitutiv doar din acest motiv; noile date se declara potrivit regulilor privind actualizarea beneficiarului real.

Cum depui declaratia, pas cu pas?

1. Stabileste daca firma se afla intr-o situatie care impune depunerea sau actualizarea declaratiei.
2. Identifica persoana sau persoanele fizice care sunt beneficiarii reali potrivit criteriilor legale de proprietate si control.
3. Pregateste toate datele de identificare prevazute de art. 56 alin. (4).
4. Foloseste formularul actual pus la dispozitie de ONRC pentru operatiunea efectuata.
5. Alege modalitatea de depunere: electronic, posta/curier sau ghiseu, cu respectarea regulilor de semnare si reprezentare.
6. Daca este vorba despre o modificare, respecta termenul legal de 15 zile.
7. Pastreaza dovada transmiterii sau depunerii documentelor.

Exista o taxa pentru declaratia beneficiarului real?

Legea nr. 129/2019 reglementeaza obligatia de declarare, dar nu stabileste in art. 56 o taxa pentru simpla depunere a declaratiei. Pot exista insa costuri independente de aceasta obligatie daca alegi servicii precum reprezentarea prin avocat sau notar, servicii de curierat ori un certificat pentru semnatura electronica. Aceste costuri nu trebuie confundate cu o taxa legala fixa pentru declaratia beneficiarului real.

Ce se intampla daca declaratia nu este depusa?

Nerespectarea de catre reprezentantul legal a obligatiei de depunere prevazute de art. 56 constituie contraventie. Art. 57 din Legea nr. 129/2019 prevede o amenda de la 5.000 la 10.000 lei.

Daca declaratia nu este depusa nici in termen de 30 de zile de la aplicarea sanctiunii contraventionale, ONRC poate cere tribunalului sau tribunalului specializat dizolvarea societatii. Legea permite inlaturarea cauzei de dizolvare inainte de punerea concluziilor in fond.

Ce greseli trebuie evitate?

• sa presupui ca orice firma trebuie sa depuna automat declaratia in fiecare an;
• sa confunzi administratorul cu beneficiarul real fara sa verifici criteriile de proprietate si control;
• sa omiti controlul indirect exercitat prin alte societati;
• sa depasesti termenul de 15 zile atunci cand datele beneficiarului real se modifica;
• sa folosesti date de identificare vechi sau incomplete;
• sa confunzi declaratia pentru societatile inregistrate la registrul comertului cu procedura distincta aplicabila asociatiilor si fundatiilor.

Pentru ONG-uri exista reguli distincte; aceasta pagina ramane dedicata persoanelor juridice supuse obligatiei de inregistrare in registrul comertului.