Inregistrare SEAP ca ofertant in 2026: cont, documente si participarea la licitatii

Pentru a participa ca ofertant la o procedura de achizitie publica desfasurata online, operatorul economic trebuie sa fie inregistrat in SEAP. Inregistrarea, reinnoirea si recuperarea inregistrarii se realizeaza prin procedura electronica implementata de operatorul Sistemului Electronic de Achizitii Publice si publicata pe platforma e-licitatie.ro.

SEAP este administrat de Autoritatea pentru Digitalizarea Romaniei. Dupa autentificare, un operator economic inregistrat poate sa se inscrie ca ofertant la procedurile pentru care indeplineste conditiile, sa completeze informatiile solicitate si sa depuna electronic oferta si documentele aferente.

Cine trebuie sa se inregistreze in SEAP ca ofertant?

Normele de aplicare a Legii nr. 98/2016 prevad ca orice operator economic care utilizeaza SEAP pentru participarea la o procedura de atribuire trebuie sa solicite inregistrarea si, dupa caz, reinnoirea inregistrarii.

In cadrul procedurilor pot participa operatori economici individuali, dar si operatori implicati intr-o asociere, subcontractanti sau terti sustinatori, potrivit cerintelor procedurii. Documentatia fiecarei achizitii stabileste conditiile concrete de calificare si documentele care trebuie prezentate.

Daca urmeaza sa deschizi o societate special pentru activitatea economica, verifica mai intai actele si procedura pentru infiintarea unui SRL. Pentru activitate independenta poate fi relevanta procedura de infiintare a unui PFA.

Ce trebuie sa pregatesti pentru inregistrarea in SEAP?

Procedura concreta de inregistrare este cea electronica disponibila in SEAP. Operatorul economic trebuie sa furnizeze datele si informatiile cerute de sistem si raspunde pentru corectitudinea acestora. Nu este corect sa tratezi certificatul constatator ONRC, cazierul fiscal sau alte documente de calificare cerute intr-o anumita licitatie ca o lista universala de documente obligatorii pentru simpla creare a contului SEAP.

Inainte de inceperea procedurii, pregateste in special:

• datele corecte de identificare ale operatorului economic;
• datele reprezentantului sau ale persoanei care va opera in sistem, potrivit fluxului electronic de inregistrare;
• documentele solicitate de procedura electronica SEAP pentru verificarea operatorului economic si a calitatii persoanei care actioneaza pentru acesta;
• mijloacele necesare pentru semnarea electronica a documentelor care trebuie transmise semnat in cadrul procedurilor de atribuire.

Pentru partea de semnare si utilizare in sistem, consulta separat procedura despre certificatul digital pentru SEAP.

Cum se face inregistrarea in SEAP?

1. Accesezi platforma oficiala SEAP, e-licitatie.ro, si urmezi procedura electronica de inregistrare destinata operatorilor economici.
2. Completezi datele solicitate despre operatorul economic si utilizator.
3. Transmiti informatiile si documentele solicitate in fluxul electronic de inregistrare.
4. Operatorul SEAP verifica solicitarea si poate valida total sau partial ori poate respinge cererea, dupa caz.
5. Dupa finalizarea inregistrarii, folosesti datele si mecanismele de autentificare puse la dispozitie pentru accesarea contului.

Operatorul economic raspunde pentru corectitudinea datelor si informatiilor furnizate in procesul de inregistrare si reinnoire.

Ce faci daca se schimba datele firmei dupa inregistrare?

Daca dupa inregistrare apar modificari ale datelor sau informatiilor transmise operatorului SEAP, acestea trebuie comunicate in cel mult 3 zile lucratoare de la producerea modificarii.

Regula este importanta inclusiv atunci cand se modifica informatii relevante despre operatorul economic sau reprezentarea acestuia. Nu astepta inscrierea la urmatoarea licitatie pentru a verifica daca profilul este actualizat.

Cat costa inregistrarea si utilizarea SEAP?

Decizia ADR nr. 191/2022 stabileste tarife pentru anumite servicii disponibile prin SEAP, dar nu stabileste un tarif distinct pentru simpla inregistrare a operatorului economic.

La inregistrare, fiecare operator economic are dreptul sa publice o pozitie de catalog gratuit, pentru un an. In plus, operatorul SEAP acorda lunar fiecarui operator economic inregistrat posibilitatea de a participa gratuit la o singura procedura de atribuire electronica si/sau licitatie electronica eligibila.

Pentru serviciile suplimentare, Decizia ADR nr. 191/2022 prevede, intre altele, un tarif de 2,40 lei pentru o pozitie de catalog si un tarif de 47,50 lei pentru o participare preplatita. La aceste tarife se adauga TVA potrivit legii. Tarifele pentru alte servicii SEAP sunt stabilite separat de aceeasi decizie.

Inregistrarea in SEAP inseamna ca esti inscris automat la licitatii?

Nu. Inregistrarea operatorului economic in SEAP si inscrierea ca ofertant la o procedura concreta sunt operatiuni diferite. Dupa autentificare, operatorul economic trebuie sa identifice procedura la care doreste sa participe si sa efectueze inscrierea conform functionalitatilor sistemului si documentatiei achizitiei.

Manualul oficial SEAP precizeaza ca orice operator economic poate participa ca ofertant la o procedura desfasurata online, iar inscrierea la procedura se efectueaza dupa autentificarea in sistem.

Ce trebuie sa pregatesti pentru depunerea unei oferte?

Documentele necesare nu sunt identice pentru toate achizitiile. Operatorul trebuie sa citeasca anuntul, fisa de date si documentatia procedurii. In functie de achizitie si de calitatea participantului pot fi solicitate DUAE, propunerea tehnica, propunerea financiara, garantia de participare atunci cand este prevazuta, acorduri de asociere sau subcontractare si alte documente justificative.

In procedurile electronice, documentele pentru care legislatia si documentatia impun semnarea electronica trebuie incarcate in sectiunile corespunzatoare din SEAP cu semnatura electronica bazata pe un certificat calificat, conform regulilor aplicabile.

Este obligatoriu certificatul constatator ONRC la crearea contului?

Nu trebuie confundate documentele necesare fluxului de inregistrare in SEAP cu documentele justificative cerute intr-o procedura de atribuire. In licitatiile publicate in SEAP, autoritatea contractanta poate solicita dovedirea formei de inregistrare si a capacitatii profesionale, iar certificatul constatator ONRC este utilizat frecvent ca document justificativ pentru operatorii economici romani.

In numeroase proceduri, informatiile sunt declarate initial prin DUAE, iar documentele justificative actualizate sunt solicitate ulterior conform regulilor procedurii. Cerintele exacte trebuie verificate in documentatia achizitiei la care participi.

Ce greseli trebuie evitate la inregistrarea ca ofertant?

• Nu introduce date diferite de cele reale ale operatorului economic; solicitantul raspunde pentru corectitudinea informatiilor transmise.
• Nu lasa neactualizate datele modificate; modificarile relevante trebuie comunicate operatorului SEAP in cel mult 3 zile lucratoare.
• Nu confunda activarea contului cu inscrierea automata la toate procedurile de achizitie.
• Nu presupune ca documentele de calificare sunt identice la toate licitatiile; verifica documentatia fiecarei proceduri.
• Nu astepta ultima zi pentru verificarea accesului, semnaturii si documentelor necesare depunerii unei oferte.

Ce poti face dupa inregistrarea in SEAP?

Dupa inregistrare si autentificare poti utiliza functionalitatile disponibile operatorilor economici: poti cauta proceduri, te poti inscrie la o procedura de atribuire, poti completa informatiile solicitate, poti depune oferta prin sectiunile dedicate si poti utiliza catalogul electronic pentru produse, servicii sau lucrari, in limitele si conditiile aplicabile.

Pentru cumpararile directe, ofertantul isi poate defini propriile repere de catalog. Platforma SEAP acorda la inregistrare o pozitie gratuita de catalog valabila un an, iar pentru pozitii suplimentare se aplica tariful stabilit de ADR.