Adeverinta de vechime in munca 2026: cerere, termen si REGES-ONLINE

Adeverinta de vechime in munca este documentul prin care actualul sau fostul angajator confirma activitatea desfasurata, durata acesteia, salariul si vechimea in munca si in specialitate. In 2026, obligatiile angajatorului privind eliberarea documentului sunt reglementate de Codul muncii si de HG nr. 295/2025 privind REGES-ONLINE.

La cererea scrisa a salariatului sau fostului salariat, angajatorul trebuie sa elibereze adeverinta in maximum 15 zile lucratoare. Exista si posibilitatea obtinerii unui extras electronic din registrul salariatilor, dar cele doua documente nu au intotdeauna acelasi continut.

Cine are dreptul sa ceara adeverinta?

Pot solicita documentul atat salariatii care au un contract individual de munca in derulare, cat si fostii salariati. Nu trebuie sa astepti incetarea contractului pentru a cere adeverinta.

Documentul poate fi necesar pentru o noua angajare, participarea la un concurs, dovedirea experientei profesionale, stabilirea unor drepturi sau pregatirea documentelor pentru pensionare.

Pentru pensionare trebuie verificat separat daca documentul solicitat este suficient si daca sunt necesare adeverinte cu informatii specifice. Consulta procedura pentru adeverinta de vechime necesara la pensie.

Ce acte sunt necesare?

HG nr. 295/2025 prevede solicitarea scrisa, dar nu stabileste o lista nationala obligatorie de anexe pentru toate cererile.

In mod practic, pregateste:

• Cererea scrisa adresata angajatorului sau fostului angajator;
• datele tale de identificare si de contact;
• perioada pentru care soliciti adeverinta, daca o cunosti;
• numele anterior, daca intre timp ti-ai schimbat numele;
• scopul solicitarii, daca ai nevoie de anumite informatii pentru o procedura concreta.

Angajatorul poate avea nevoie sa iti verifice identitatea pentru protejarea datelor personale. Nu exista insa o obligatie generala, stabilita prin HG nr. 295/2025, de a prezenta un anumit set suplimentar de documente pentru orice cerere.

Model de cerere pentru adeverinta de vechime

Nu este necesar un formular national unic. Poti redacta o cerere simpla, cu urmatorul continut orientativ:

Catre [denumirea angajatorului]

Subsemnatul/Subsemnata [nume si prenume], salariat/fost salariat al societatii, solicit eliberarea unei adeverinte care sa ateste activitatea desfasurata, durata activitatii, salariul si vechimea in munca si in specialitate, conform art. 8 alin. (7) din HG nr. 295/2025.

Perioada pentru care solicit documentul: [perioada lucrata].

Solicit comunicarea documentului la [modalitatea de primire].

Data: [data]

Semnatura: [semnatura]

Este recomandat sa transmiti cererea printr-o modalitate care permite dovedirea datei primirii: registratura, corespondenta cu confirmare de primire sau un canal electronic utilizat oficial de angajator.

Cum obtii adeverinta, pas cu pas?

1. Identifica angajatorul pentru perioada pe care doresti sa o dovedesti.
2. Redacteaza cererea scrisa si precizeaza documentul solicitat.
3. Transmite cererea catre angajator si pastreaza dovada primirii.
4. Asteapta eliberarea documentului in termenul legal de cel mult 15 zile lucratoare.
5. Verifica adeverinta pentru a te asigura ca perioada lucrata, functia, salariul si informatiile privind vechimea corespund documentelor tale.
6. Solicita corectarea eventualelor erori daca informatiile sunt incomplete sau neconforme cu realitatea.

Angajatorul trebuie sa foloseasca datele din REGES-ONLINE si documentele din dosarul personal pentru intocmirea adeverintei.

In cat timp se elibereaza adeverinta de vechime?

Potrivit art. 8 alin. (7) din HG nr. 295/2025, termenul maxim este de 15 zile lucratoare de la data solicitarii scrise.

Acest termen se aplica si fostilor salariati. Zilele lucratoare nu trebuie confundate cu zilele calendaristice.

Tot HG nr. 295/2025, la art. 8 alin. (4), stabileste termenul de 15 zile lucratoare pentru eliberarea, la cerere scrisa, a copiilor documentelor existente in dosarul personal. Aceste copii trebuie certificate pentru conformitate cu originalul.

Ce informatii trebuie sa contina adeverinta?

Conform art. 8 alin. (7) din HG nr. 295/2025, documentul trebuie sa ateste:

• activitatea desfasurata de salariat;
• durata activitatii;
• salariul;
• vechimea in munca;
• vechimea in specialitate.

Informatiile trebuie sa rezulte din registrul general de evidenta a salariatilor si din dosarul personal.

In functie de scop, adeverinta poate include identificarea angajatorului, datele salariatului, perioada contractului, functia ocupata si alte informatii relevante care pot fi confirmate din documentele existente.

Daca institutia care solicita adeverinta are un model propriu sau cere anumite detalii despre experienta profesionala, verifica aceste cerinte inainte de a depune solicitarea.

Angajatorul trebuie sa iti dea adeverinta cand pleci din firma?

Da. Art. 8 alin. (6) din HG nr. 295/2025 prevede ca, la incetarea activitatii salariatului, angajatorul are obligatia sa elibereze:

• adeverinta privind activitatea desfasurata, durata activitatii, salariul si vechimea in munca si in specialitate;
• un extras din REGES-ONLINE, certificat prin semnatura in conditiile legii.

Aceasta obligatie exista la incetarea activitatii si nu este conditionata de depunerea unei cereri scrise separate. Termenul de 15 zile lucratoare priveste solicitarea scrisa reglementata distinct la art. 8 alin. (7).

Poti dovedi vechimea cu extrasul REGES-ONLINE?

Extrasul din REGES-ONLINE permite consultarea informatiilor despre contractele individuale de munca inregistrate electronic. Acesta poate fi util pentru dovedirea vechimii in munca si, dupa caz, in specialitate.

Totusi, extrasul electronic si adeverinta angajatorului nu sunt documente identice. Adeverinta este intocmita pe baza registrului si a dosarului personal, in timp ce extrasul reflecta datele existente in registru.

Daca ai nevoie de document pentru o institutie care solicita informatii suplimentare sau pentru perioade insuficient reflectate electronic, poate fi necesara adeverinta angajatorului ori alta dovada.

Cum obtii extrasul online?

Pentru contractele si datele disponibile electronic, foloseste platforma oficiala REGES-ONLINE a Inspectiei Muncii. Acceseaza sectiunea destinata salariatilor, autentifica-te prin metoda acceptata de platforma si solicita extrasul disponibil pentru datele tale.

Pentru instructiuni practice consulta procedura de obtinere a extrasului REGES-ONLINE pentru salariati.

Cum corectezi o perioada sau o functie gresita?

HG nr. 295/2025 stabileste ca responsabilitatea pentru completarea, transmiterea si corectitudinea datelor din registru revine angajatorului. Corectiile erorilor trebuie efectuate atunci cand angajatorul ia cunostinta de acestea.

Daca identifici o data de angajare gresita, o functie incorecta, o suspendare nejustificata sau alte neconcordante, solicita angajatorului verificarea si corectarea informatiilor, prezentand documentele relevante.

Pentru aceasta situatie consulta procedura de corectare a datelor gresite din REGES-ONLINE.

Ce faci daca o perioada lucrata nu apare in registru?

Lipsa unei perioade din REGES-ONLINE nu demonstreaza automat ca acea perioada nu constituie vechime. Pentru perioade mai vechi pot fi relevante carnetul de munca, adeverintele anterioare si documentele pastrate in arhive.

Solicita mai intai verificarea situatiei la angajator sau fostul angajator. Daca acesta nu mai exista, trebuie identificat detinatorul legal al arhivei ori persoana responsabila de documentele societatii, in functie de situatia juridica.

Nu presupune ca orice perioada lucrata poate fi reconstituita exclusiv printr-un extras electronic.

Ce faci daca firma este in insolventa sau lichidare?

Daca fostul angajator se afla in insolventa, faliment sau lichidare, situatia documentelor trebuie verificata in raport cu persoana care administreaza procedura si cu arhiva societatii.

Nu trebuie confundat termenul obisnuit de 15 zile lucratoare din HG nr. 295/2025 cu termenele speciale care pot rezulta din alte dispozitii legale aplicabile societatii aflate in insolventa sau lichidare.

Daca societatea a fost radiata ori arhiva a fost predata, poate fi necesara identificarea detinatorului arhivei. Pentru aceasta situatie consulta procedura pentru obtinerea adeverintei cand firma nu mai exista.

Ce faci daca angajatorul refuza sa elibereze documentul?

Daca angajatorul nu raspunde sau refuza eliberarea adeverintei, verifica mai intai daca exista o solicitare scrisa si daca termenul legal a expirat.

1. Pastreaza cererea si dovada transmiterii sau primirii.
2. Solicita in scris eliberarea documentului, mentionand art. 8 alin. (7) din HG nr. 295/2025.
3. Daca obligatia continua sa nu fie respectata, poti sesiza Inspectoratul Teritorial de Munca competent.
4. Anexeaza la sesizare documentele relevante, inclusiv cererea initiala si eventualele raspunsuri primite.

Art. 9 alin. (6) din HG nr. 295/2025 prevede sanctionarea incalcarii obligatiilor de la art. 8 alin. (4)-(8) cu amenda de la 3.000 la 5.000 lei, iar constatarea contraventiilor si aplicarea sanctiunilor revin inspectorilor de munca.

Amenda este o sanctiune aplicabila angajatorului, nu o suma care se plateste automat salariatului.

Cat costa adeverinta de vechime?

HG nr. 295/2025 reglementeaza obligatia angajatorului de a elibera documentul, dar nu stabileste o taxa nationala pentru solicitarea adeverintei de catre salariat sau fostul salariat.

Nu trebuie confundata eliberarea adeverintei de catre angajator cu eventualele servicii de identificare, cercetare sau reproducere a documentelor din arhive detinute de alte entitati, care pot avea reguli distincte.

Cum eviti respingerea documentului?

• Verifica daca numele si datele tale sunt corecte.
• Compara perioada lucrata cu contractele si documentele pe care le detii.
• Verifica functia si informatiile despre vechimea in specialitate.
• Asigura-te ca documentul provine de la angajatorul competent si contine informatiile solicitate de institutia unde il vei folosi.
• Daca ai lucrat la mai multi angajatori, verifica daca ai nevoie de documente pentru fiecare perioada.
• Pentru pensionare, verifica separat cerintele casei teritoriale de pensii si documentele aferente perioadelor care trebuie valorificate.

Important: in 2026, adeverinta de vechime poate fi solicitata si in timpul contractului, nu doar la plecarea din firma. Termenul de 15 zile lucratoare curge de la solicitarea scrisa, iar angajatorul are si obligatia distincta de eliberare a adeverintei si extrasului REGES-ONLINE la incetarea activitatii.