Actul de stare civila nu mai exista in registre: cum soliciti reconstituirea lui

Daca un act de nastere, casatorie sau deces nu mai poate fi gasit deoarece registrele de stare civila au fost pierdute sau distruse, total ori partial, Legea nr. 119/1996 permite reconstituirea actului la cererea persoanei interesate. Reconstituirea este prevazuta si pentru actul de stare civila intocmit in strainatate atunci cand certificatul sau extrasul de pe acel act nu poate fi procurat.

Procedura oficiala publicata de Directia Generala pentru Evidenta Persoanelor prin HUB-ul de servicii al MAI indica faptul ca cererea este insotita de documentele doveditoare detinute de persoana interesata, iar serviciul este gratuit.

Cand se poate cere reconstituirea unui act de stare civila?

Art. 52 din Legea nr. 119/1996 prevede doua situatii in care actul poate fi reconstituit la cerere:

• registrele de stare civila au fost pierdute sau distruse, in totalitate ori in parte;
• actul de stare civila a fost intocmit in strainatate, dar certificatul ori extrasul de pe acel act nu poate fi procurat.

Prima situatie este cea relevanta atunci cand autoritatea constata ca actul care ar trebui sa existe in registre nu mai poate fi identificat deoarece registrul corespunzator a fost pierdut sau distrus.

Reconstituire sau rectificare: ce procedura iti trebuie?

Reconstituirea nu este aceeasi procedura cu rectificarea. Daca actul exista in registru, dar contine o eroare, problema nu se rezolva prin reconstituirea unui act disparut. Pentru aceasta situatie exista procedura de rectificare a actelor de stare civila.

De exemplu, daca actul de nastere exista, dar numele, data sau o alta informatie este inscrisa gresit, trebuie analizata rectificarea. Daca registrul in care se afla actul a fost pierdut sau distrus, poate deveni aplicabila reconstituirea.

Reconstituire sau intocmire ulterioara?

Legea nr. 119/1996 separa reconstituirea de intocmirea ulterioara a unui act de stare civila.

Intocmirea ulterioara poate fi ceruta atunci cand:

• intocmirea actului de nastere sau de deces a fost omisa ori refuzata, desi au fost depuse documentele necesare;
• intocmirea actului de casatorie a fost omisa sau refuzata, desi ofiterul de stare civila a luat consimtamantul sotilor.

Asadar, daca actul a existat, dar registrul a fost pierdut sau distrus, discutam despre reconstituire. Daca actul trebuia intocmit, dar acest lucru a fost omis ori refuzat in conditiile prevazute de lege, discutam despre intocmire ulterioara.

Unde depui cererea pentru reconstituirea actului?

Potrivit serviciului oficial MAI, cererea se depune personal, prin imputernicit cu procura speciala sau prin imputernicire avocatiala, la serviciul public comunitar local de evidenta a persoanelor ori la ofiterul de stare civila din cadrul primariei unitatii administrativ-teritoriale competente sa intocmeasca actul potrivit legii.

Pentru situatia speciala in care actul a fost intocmit in strainatate si certificatul ori extrasul nu poate fi procurat, Legea nr. 119/1996 stabileste competenta in raport cu domiciliul persoanei interesate.

Nu confunda aceasta situatie cu transcrierea unui certificat strain pe care il detii. Daca ai un certificat de nastere emis in strainatate si trebuie inscris in registrele romanesti, consulta procedura privind transcrierea certificatului de nastere din strainatate. Pentru un certificat de casatorie strain exista separat procedura de transcriere a certificatului de casatorie din strainatate.

Ce acte trebuie sa pregatesti?

Legea nr. 119/1996 stabileste ca cererea de reconstituire trebuie insotita de documentele doveditoare. Serviciul oficial MAI precizeaza ca sunt prezentate documentele doveditoare pe care persoana interesata le detine.

Nu exista in pagina nationala a serviciului MAI o lista unica si inchisa de documente care sa poata fi aplicata identic fiecarui caz. Dovezile relevante depind de actul care trebuie reconstituit si de situatia concreta. Din acest motiv, este util sa prezinti toate documentele oficiale pe care le detii si care pot ajuta autoritatea sa stabileasca datele ce trebuie inscrise in act.

Daca problema ta este doar pierderea certificatului de hartie, iar actul exista in registre, nu ai nevoie automat de reconstituirea actului. Pentru un certificat de nastere existent poti verifica procedura de eliberare a unui duplicat al certificatului de nastere, iar pentru un act de deces existent exista procedura de duplicat al certificatului de deces.

Cat costa reconstituirea actului de stare civila?

Serviciul publicat de Directia Generala pentru Evidenta Persoanelor in HUB-ul MAI indica procedura de reconstituire si intocmire ulterioara a actelor de stare civila ca fiind gratuita.

In cat timp se solutioneaza cererea?

Conform Legii nr. 119/1996 si informatiilor oficiale publicate de MAI, cererea se solutioneaza in 30 de zile, in procedura prevazuta de lege.

Solutionarea se face prin dispozitia primarului unitatii administrativ-teritoriale competente, cu avizul conform al serviciului public comunitar judetean de evidenta a persoanelor sau, dupa caz, al D.G.E.P.M.B. Dispozitia se comunica solicitantului in 10 zile de la emitere.

Cum soliciti reconstituirea pas cu pas?

1. Clarifica impreuna cu serviciul de stare civila daca situatia este intr-adevar una de reconstituire, nu de duplicat, rectificare, transcriere sau intocmire ulterioara.
2. Identifica serviciul public comunitar local de evidenta a persoanelor sau primaria competenta pentru intocmirea actului.
3. Pregateste cererea si documentele doveditoare pe care le detii.
4. Depune cererea personal sau foloseste, dupa caz, un imputernicit cu procura speciala ori imputernicire avocatiala.
5. Pastreaza dovada depunerii si datele de identificare ale cererii.
6. Autoritatea verifica situatia si documentele prezentate si parcurge procedura prevazuta de Legea nr. 119/1996.
7. Cererea este solutionata in termenul legal de 30 de zile, iar dispozitia se comunica solicitantului in termen de 10 zile de la emitere.

Este necesara reconstituirea daca mai exista un exemplar al registrului?

Legea nr. 119/1996 contine o regula distincta pentru situatia in care unul dintre exemplarele registrului a fost pierdut sau distrus. Daca exista celalalt registru, exemplarul lipsa se inlocuieste printr-o copie intocmita de pe registrul existent si certificata pentru conformitate de ofiterul de stare civila.

Prin urmare, simplul fapt ca un exemplar fizic al registrului nu mai exista nu inseamna automat ca persoana trebuie sa reconstruiasca singura dovada evenimentului de stare civila. Autoritatea trebuie sa verifice mai intai situatia registrelor existente.

Ce faci daca cererea este respinsa?

Legea nr. 119/1996 prevede ca dispozitia emisa in procedura de reconstituire sau intocmire ulterioara poate fi contestata la instanta judecatoreasca in a carei raza teritoriala isi are sediul autoritatea emitenta.

Inainte de contestare, citeste motivarea dispozitiei si verifica daca autoritatea a solicitat documente sau clarificari relevante pentru situatia ta.

Cand nu trebuie sa ceri reconstituirea?

• daca certificatul tau a fost pierdut sau deteriorat, dar actul exista in registre - soliciti un nou certificat, nu reconstituirea actului;
• daca actul exista, dar contine informatii gresite - trebuie verificata procedura de rectificare;
• daca un act de nastere sau deces trebuia intocmit, dar intocmirea a fost omisa ori refuzata desi documentele necesare fusesera depuse - poate fi aplicabila intocmirea ulterioara;
• daca detii un certificat de stare civila emis in strainatate care trebuie inscris in registrele romanesti - trebuie verificata procedura de transcriere;
• daca nasterea nu a fost declarata in termen, situatia poate necesita procedura specifica de declarare tardiva a nasterii.

Greseli frecvente cand lipseste un act din registre

• sa presupui ca pierderea certificatului personal inseamna automat ca actul nu mai exista in registru;
• sa ceri reconstituirea pentru o simpla eroare de nume, data sau alta informatie dintr-un act existent;
• sa confunzi reconstituirea cu transcrierea unui certificat emis in strainatate;
• sa depui cererea fara documentele doveditoare pe care le detii;
• sa presupui ca orice absenta a unui act inseamna ca registrul a fost pierdut sau distrus, fara verificarea serviciului de stare civila;
• sa confunzi termenul de solutionare de 30 de zile cu termenul distinct de 10 zile pentru comunicarea dispozitiei dupa emiterea acesteia.